Articol publicat în Revista de achiziţii publice- octombrie 2011
Scopul derulării oricărei proceduri de achiziţie publică este de obţinere a acelui produs/ serviciu/ lucrare ce corespunde necesităţii şi obiectivelor autorităţii contractante.
În atingerea ţelului propus e necesară, în mod obligatoriu, evaluarea ofertelor depuse pentru respectiva procedură.
Această muncă dificilă, considerată de unii chiar “riscantă”, este îndeplinită de persoane responsabile pentru evaluarea ofertelor, care se constituie într-o comisie de evaluare.
Numirea membrilor comisiei de evaluare revine reprezentantului autorităţii contractante.
Nominalizarea persoanelor responsabile pentru evaluarea ofertelor se poate realiza atât pentru atribuirea fiecărui contract în parte, cât şi pentru atribuirea mai multor contracte, în acest din urmă caz atunci când contractele respective sunt de complexitate redusă.
Comisia trebuie să includă specialişti în domeniul obiectului contractului care urmează să fie atribuit şi se nominalizează din cadrul compartimentului intern specializat. În comisia de evaluare pot fi nominalizaţi şi membri aparţinând altor compartimente ale autorităţii contractante sau, în cazul în care beneficiarul final al contractului este o altă autoritate contractantă, din cadrul respectivei autorităţi contractante.
După cum se ştie, în cadrul fiecărei autorităţi contractantă trebuie să existe un compartiment intern specializat în domeniul achiziţiilor publice.
În condiţiile actuale, în care autorităţile contractante au cunoscut o serie de reorganizări ori restructurări, nu mai este posibilă înfiinţarea unui compartiment distinct. Atribuţiile aferente achiziţiilor publice vor fi îndeplinite, pe cale de act administrativ al conducătorului autorităţii contractante, de una sau mai multe persoane din cadrul respectivei autorităţi contractante. Persoanele numite vor avea drept sarcini de serviciu ducerea la îndeplinire a principalelor atribuţii ale compartimentului intern specializat, aşa cum sunt prevăzute de legislaţia în materia achiziţiilor publice.
La ora actuală, când foarte multe achiziţii publice sunt supervizate de către autorităţi de management, ministere ori alte organizaţii, există tendinţa numirii, ca membrii în comisiile de evaluare, a diferitelor persoane din cadrul acestor instituţii.
Ţinând cont de faptul că, mai ales în mediul rural, primăriile nu au personal specializat în evaluarea ofertelor, intenţia acestor instituţii este salutară. Aceste persoane, numite de către autorităţi de management ori ministere ar fi de un real folos în evaluarea ofertelor. Dar, după cum am prezentat mai sus, membrii comisiei de evaluare se numesc doar din cadrul autorităţii contractante.
Trebuie evitate următoarele cazuri, de numire ca membrii în comisiile de evaluare, a următoarelor categorii de persoane din exteriorul autorităţii contractante:
– la comune: angajaţi ai consiliilor judeţene;
– la societăţile subordonate primăriilor angajaţi ai primăriilor;
– la regiile autonome: angajaţi ai ministerelor;
– la orice autoritate contractantă: membrii din consiliul lor de administraţie, angajaţi ai autorităţilor de management, organismelor intermediare, orice persoană ce nu are calitatea de salariat al autorităţii contractante.
Punctez asupra faptului că orice persoană ce nu este salariată a autorităţii contractante nu poate fi remunerată, prin statul de plată, pentru atribuţiile de membru al comisiei de evaluare.
Autoritatea contractantă poate beneficia de experienţa oricărei persoane din afara autorităţii contractante, dar prin cooptarea acestora în calitate de expert.
Retribuirea persoanelor din afara autorităţii contractante ar fi posibilă doar în urma încheierii unui contract de consultanţă. Cum angajaţii din alte structuri ale aparatului de stat au calitatea de funcţionari publici, aceştia nu pot desfăşura decât acele activităţi care sunt înscrise în fişa postului şi pentru care primesc salariu de la angajator.
Altfel spus, experţii cooptaţi, angajaţi în alte structuri bugetare nu pot fi remuneraţi de către autoritatea contractantă.
De asemenea, în cadrul comisiei de evaluare nu pot fi numiţi consilierii judeţeni, consilieri locali, întrucât aceştia sunt aleşi pentru a îndeplini o funcţie de autoritate publică. Ei neavând calitatea de angajaţi ai autorităţii contractante, nu pot face parte din cadrul niciunui compartiment al respectivei instituţii, implicit nu pot sprijini activitatea compartimentului de achiziţii publice.
Nici conducătorul autorităţii contractante nu poate face parte din comisia de evaluare.
Motivaţia: conducătorul autorităţii contractante aprobă raportul procedurii ori propunerea de anulare. Dacă ar fi membru în comisia de evaluare, ar trebuie să aprobe ceea ce el însuşi a verificat. În plus, acesta va fi implicat în derularea contractului şi nici nu mai poate fi vorba de imparţialitate în evaluarea ofertelor, ori în urmărirea corectitudinii îndeplinirii obligaţiilor contractuale.
Dispoziţia de numire a membrilor comisiei de evaluare
Legislaţia în materia achiziţiilor publice nu precizează numărul minim al membrilor comisiei de evaluare.
Numărul acestora este stabilit de conducătorul autorităţii contractante, astfel încât orice decizie a comisiei să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi. Printr-un calcul simplu, rezultă că într-o comisie trebuie numite cel puţin 3 persoane.
Pentru atribuirea contractelor de concesiune de servicii ori lucrări, legiuitorul a impus un număr de cel puţin 5 persoane.
Desemnarea persoanelor responsabile pentru evaluarea ofertelor se realizează de către reprezentantul autorităţii contractante printr-o dispoziţie/ decizie.
Prin dispoziţie va fi nominalizată o persoana responsabilă cu aplicarea procedurii de atribuire, persoană care devine, totodată, şi preşedintele comisiei de evaluare. Preşedintele poate fi membru în cadrul comisiei de evaluare sau rolul său poate fi limitat numai la aspectele de organizare şi reprezentare, în acest din urmă caz neavând drept de vot.
HG nr. 925/2006 prevede expres “preşedintele comisiei de evaluare semnează raportul procedurii de atribuire”. Dar, pentru o decizie corectă, el ar trebui să participe la toate şedinţele comisiei de evaluare. Mai mult, va semna orice corespondenţă cu candidaţii/ofertanţii participanţi la procedură.
Pe lângă toate elementele definitorii ale unei act administrativ, dispoziţia/ decizia de numire a comisiei de evaluare trebuie să conţină cel puţin următoarele:
– numele preşedintelui comisie de evaluare;
– numele fiecărui membru al comisiei de evaluare;
– numele membrilor de rezervă;
– numele experţilor cooptaţi;
– denumirea şi obiectul procedurii de achiziţie publică;
– atribuţile comisiei de evaluare;
– data de la care îşi începe activitatea comisia etc.
Atribuţiile comisiei de evaluare sunt următoarele:
a) deschiderea ofertelor şi, după caz, a altor documentelor ce însoţesc oferta;
b) verificarea îndeplinirii criteriilor de calificare de către ofertanţi/candidaţi, în cazul în care acestea au fost solicitate prin documentaţia de atribuire;
c) realizarea selecţiei/preselecţiei candidaţilor, dacă este cazul;
d) realizarea dialogului cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurii de dialog competitiv;
e) realizarea negocierilor cu operatorii economici, în cazul aplicării procedurilor de negociere;
f) verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanţi, din punctul de vedere al modului în care acestea corespund cerinţelor minime din caietul de sarcini sau din documentaţia descriptivă;
g) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanţi, din punctul de vedere al încadrării în fondurile care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv, precum şi, dacă este cazul, din punctul de vedere al încadrării acestora în situaţia prevăzută la art. 202 din ordonanţa de urgenţă;
h) stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme şi a motivelor care stau la baza încadrării ofertelor respective în această categorie;
i) stabilirea ofertelor admisibile;
j) aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevăzut în documentaţia de atribuire, şi stabilirea ofertei/ofertelor câştigătoare;
k) în cazuri justificate prevederilor conform art. 209 din ordonanţa de urgenţă, elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii de atribuire;
l) elaborarea raportului procedurii de atribuire, astfel cum este acesta prevăzut la art. 213 alin. (2) din ordonanţa de urgenţă.
Poate constitui abatere de la legislaţia în vigoare desemnarea pentru negocierea ofertelor a unei comisii ce nu are mandat pentru derularea negocierilor.
Cauza nedesemnării este următoarea:
– autorităţile contractante atribuie majoritatea contractelor de achiziţie publică prin aplicarea procedurilor de licitaţie deschisă sau cerere de ofertă;
– în general, dispoziţia de numire a comisiei de evaluare conţine aceleaşi atribuţii pentru membrii săi, indiferent de tipul de contract ori procedură de achiziţie; dar, în cazul atribuirii unui contract prin negociere, se uită înscrierea competenţelor de negociere cu operatorii economici.
Nominalizarea membrilor de rezervă
Autoritatea contractantă are dreptul de a nominaliza membri de rezervă pentru membrii comisiei de evaluare.
După cum se observă, legiuitorul nu a impus numirea unor membrii de rezervă, ci a lăsat la latitudinea autorităţii contractante această opţiune. Mai ales ţinând cont de faptul că, la nivelul comunelor, personalul angajat este în număr redus.
Autoritatea contractantă are dreptul de a înlocui un membru al comisiei cu un membru de rezervă numai dacă persoana care urmează să fie înlocuită nu are posibilitatea, din motive obiective, de a-şi îndeplini atribuţiile care rezultă din calitatea de membru al comisiei de evaluare. După producerea înlocuirii, calitatea de membru al comisiei de evaluare este preluată în totalitate de membrul de rezervă, care îşi va exercita atribuţiile aferente până la finalizarea procedurii de atribuire.
Se poate întâmpla ca membrul de rezervă, ce a înlocuit un membru al comisiei, din motive obiective, să nu poată să-şi îndeplinească atribuţiile cei revin. De exemplu: un membru al comisiei este trimis în delegaţie. Este înlocuit cu membrul de rezervă. Acesta din urmă, la câteva zile, intră în concediu medical. Persoana “titulară” în comisia de evaluare se întoarce între timp din delegaţie. Autoritatea contractantă nu are alte “resurse umane” pentru numirea în cadrul comisiei şi poate emite o nouă decizie de renumire a “titularului” în cadrul comisiei de evaluare. Întrucât legiutorul nu a prevăzut acest lucru, nu poate fi interzisă acţiunea autorităţii contractante- ubi lex non distinguit, nec nos distinguere debemus.
Experţii cooptaţi
Conform prevederilor normelor de aplicare a ordonanţei de urgenţă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide, cu scopul de a sprijini activităţile de evaluare, desemnarea pe lângă comisia de evaluare a unor specialişti externi, numiţi experţi cooptaţi. Experţii cooptaţi pot fi desemnaţi încă de la începutul procesului de evaluare sau pe parcursul acestui proces, în funcţie de problemele care ar putea impune expertiza acestora.
Decizia de desemnare a experţilor cooptaţi trebuie să precizeze atribuţiile şi responsabilităţile specifice ale acestora şi să justifice necesitatea participării lor la procesul de evaluare. Atribuţiile şi responsabilităţile experţilor externi cooptaţi se rezumă, după caz, numai la:
a) verificarea şi evaluarea propunerilor tehnice;
b) analiza situaţiei financiare a ofertanţilor/candidaţilor ori analiza financiară a efectelor pe care le pot determina anumite elemente ale ofertei sau clauze contractuale propuse de ofertant;
c) analiza efectelor de natură juridică pe care le pot determina anumite elemente ale ofertei sau anumite clauze contractuale propuse de ofertant.
Experţii cooptaţi nu au drept de vot, însă au obligaţia de a elabora un raport de specialitate cu privire la aspectele tehnice, financiare sau juridice asupra cărora, pe baza expertizei pe care o deţin, îşi exprimă punctul de vedere.
Raportul de specialitate este destinat să faciliteze comisiei de evaluare adoptarea deciziilor în cadrul procesului de analiză a ofertelor şi de stabilire a ofertei/ofertelor câştigătoare. Raportul de specialitate se ataşează la raportul de atribuire şi devine parte a dosarului achiziţiei publice.
După cum am prezentat anterior, pot avea calitatea de experţii cooptaţi angajaţi ai consiliilor judeţene, ai primăriilor, ai ministerelor etc.
În cazul procedurilor finanţate din fonduri externe, de cele mai multe ori, complexitatea este destul de ridicată.
Pentru a se asigura de bunul mers al procedurii, autoritatea contractantă încheie un contract de consultanţă cu o firmă de specialitate ce va întocmi documentaţia de atribuire, va analiza ofertele din punct de vedere financiar ori tehnic.
Dar evaluarea documentelor de calificare revine strict comisiei, nefiind permisă cooptarea unui expert pentru analizarea lor.
Confidenţialitate şi imparţialitate
Pe parcursul desfăşurării procesului de evaluare, comisia şi experţii cooptaţi au obligaţia de a păstra confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către candidaţi/ofertanţi, a căror dezvăluire ar putea aduce atingere dreptului acestora de a-şi proteja proprietatea intelectuală sau secretele comerciale.
Încălcarea angajamentelor referitoare la confidenţialitate se sancţionează conform legii, disciplinar sau penal.
Reguli de evitare a conflictului de interese de catre membrii comisiei de evaluare
Persoanele fizice sau juridice care participă direct în procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor nu au dreptul de a fi candidat, ofertant, ofertant asociat sau subcontractant, sub sancţiunea excluderii din procedura de atribuire.
Nu au dreptul să fie implicaţi în procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor următoarele persoane:
a)persoane care deţin părţi sociale, părţi de interes, acţiuni din capitalul subscris al unuia dintre ofertanţi/candidaţi sau subcontractanţi ori persoane care fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi/candidaţi sau subcontractanţi;
b) soţ/soţie, rudă sau afin, până la gradul al patrulea inclusiv, cu persoane care fac parte din consiliul de administraţie/organul de conducere sau de supervizare a unuia dintre ofertanţi/candidaţi;
c)persoane despre care se constată că pot avea un interes de natură să le afecteze imparţialitatea pe parcursul procesului de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor;
d) persoane care în exercitarea funcţiei pe care o deţin la nivelul autorităţii contractante se află în situaţia existenţei unui conflict de interese astfel cum este acesta reglementat de Legea nr. 161/2003 privind unele măsuri pentru asigurarea transparenţei în exercitarea demnităţilor publice, a funcţiilor publice şi în mediul de afaceri, prevenirea şi sancţionarea corupţiei, cu modificările şi completările ulterioare.
Autoritatea contractantã nu are dreptul de a angaja, în scopul îndeplinirii contractului de achiziţie publică, persoane fizice sau juridice care au fost implicate în procesul de verificare/evaluare a candidaturilor/ofertelor depuse în cadrul aplicării unei proceduri de atribuire, pe parcursul unei perioade de cel puţin 12 luni de la încheierea contractului, sub sancţiunea nulităţii contractului respectiv pentru cauza imorală.
Comisia de evaluare şi membrii cooptaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să nu dezvăluie informaţii din cadrul ofertelor şi prin care confirmă că nu se află într-o situaţie care implică existenţa unui conflict de interese.
Declaraţia trebuie semnată înainte de preluarea atribuţiilor specifice, în cadrul procesului de evaluare.
În cazul în care unul dintre membrii desemnaţi în comisia de evaluare sau unul dintre experţii cooptaţi constată că se află într-o situaţie de incompatibilitate, atunci acesta are obligaţia de a solicita de îndată înlocuirea sa din componenţa comisiei respective cu o altă persoană. Situaţiile de incompatibilitate pot fi sesizate autorităţii contractante şi de către terţi.
În cazul în care sunt sesizate astfel de situaţii, autoritatea contractantă are obligaţia de a verifica cele semnalate şi, dacă este cazul, de a adopta măsurile necesare pentru evitarea/remedierea oricăror aspecte care pot determina apariţia unui conflict de interese.
Dobrotă Ecaterina Milica
]]>
