Daniel JURJ – Expert achiziţii publice AEXA
Revista AEXA – februarie 2016
Prin Hotărârea Guvernului nr. 909 din 15 octombrie 2014 a fost aprobată Strategia pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020 şi constituirea Comitetului naţional pentru coordonarea implementării Strategiei pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020.
Strategia pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020 este prevăzută în anexa nr. 1, Planul de acţiuni pentru implementarea Strategiei este prevăzut în anexa nr. 2 iar Graficul activităţilor din Strategie, stabilite a se desfăşura în perioada 2014-2016, este prevăzut în anexa nr. 3 la hotărâre.
Anexele nr. 1-3 la Hotărârea Guvernului nr. 909/2014 privind aprobarea Strategiei pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020 şi constituirea Comitetului naţional pentru coordonarea implementării Strategiei pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020, din 15.10.2014[1] au fost publicate în Monitorul Oficial, Partea I nr. 834bis din 17 noiembrie 2014.
Strategia pentru consolidarea administraţiei publice 2014-2020 urmărește următoarele obiective generale:
-
Obiectiv general I: Adaptarea structurii şi mandatului administraţiei la nevoile cetăţenilor şi la posibilităţile reale de finanţare
-
Obiectiv general II: Implementarea unui management performant în administraţia publică
-
Obiectiv general III: Debirocratizare şi simplificare pentru cetăţeni, mediul de afaceri şi administraţie
-
Obiectiv general IV: Consolidarea capacităţii administraţiei publice de a asigura calitatea şi accesul la serviciile publice, fiecare obiectiv general fiind structurat pe obiective specifice.
În contextul prezentării obiectivului II.6.1. Promovarea bunelor practici şi a inovării în administraţia publică şi încurajarea schimbului de experienţă şi a networking-ului între instituţiile şi autorităţile publice, sunt formulate următoarele definiții:
-
Benchmarking – mecanism prin care instituţii publice cu activităţi sau preocupări similare îşi compară periodic performanţa/activitatea, pentru a identifica existenţa decalajelor sau a ariilor deficitare;
-
Bench-learning – mecanism de învăţare din experienţa altora, utilizat în scopul preluării şi adaptării, în cadrul propriei instituţii, a unor bune practici/soluţii de îmbunătăţire;
-
Bench doing – implementarea unor măsuri inovative sau a unor bune practici în mai multe instituţii sau autorităţi publice în acelaşi timp, permiţând astfel ca acestea să înveţe şi să dezvolte împreună.
În cadrul Obiectivului general II: Implementarea unui management performant în administraţia publică, sunt prevăzute următoarele obiective specific, cu referire la achizițiile publice, pe care le prezentam mai jos, în extras din anexa nr. 1 la H.G. nr. 909/2014:
OBIECTIV SPECIFIC II.1: CREŞTEREA COERENŢEI, EFICIENŢEI, PREDICTIBILITĂŢII ŞI TRANSPARENŢEI PROCESULUI DECIZIONAL ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ
II.1.1. Operaţionalizarea unui Sistem de implementare a priorităţilor – Delivery Unit
Cancelaria Primului-Ministru a iniţiat primele demersuri pentru definirea şi operaţionalizarea unui mecanism de implementare a priorităţilor Primului-Ministru, scopul principal fiind acela de a obţine rezultate imediate în legătură cu anumite politici relevante pentru cetăţeni. Punerea în aplicare a acestui mecanism va presupune:
(…)
-
Stabilirea unui sistem de monitorizare şi a unor indicatori pentru urmărirea progreselor cu privire la implementarea priorităţilor selectate şi monitorizarea pro-activă ulterioară a implementării recomandărilor specifice de ţară. Acest lucru se va realiza prin implementarea următoarelor activităţi:
(…)
Obţinerea rezultatelor rapide stabilite în următoarele domenii prioritare:
(…)
➢ susţinerea unei reforme bine orientate în cadrul sistemului de achiziţii publice, cu accent pe implementarea masivă a practicilor de e-achiziţie, vizând îmbunătăţirea eficacităţii de implementare a investiţiilor publice şi a absorbţiei fondurilor europene de coeziune – instituţii: Cancelaria Primului-Ministru, Secretariatul General al Guvernului, Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice, Ministerul Fondurilor Europene, Ministerul pentru Societatea Informaţională, Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor, Autoritatea de Audit;
(…)
II.1.7. Consolidarea capacităţii structurilor asociative ale autorităţilor administraţiei publice locale
Având în vedere faptul că structurile asociative ale autorităţilor administraţiei publice locale reprezintă o categorie de ONG-uri aparte în relaţia cu administraţia publică, rolul lor fiind consfinţit prin Legea administraţiei publice locale (Legea nr. 215/2001), care le identifică nominal şi statuează obligativitatea consultării acestora de către administraţia publică centrală în toate problemele cu impact asupra palierului local, este necesar ca acestea să fie abordate separat, cu atât mai mult cu cât, suplimentar rolului de promovare a intereselor autorităţilor locale în cadrul procesului decizional, acestea pot contribui la promovarea şi susţinerea în rândul membrilor a unor soluţii generate de practică pentru facilitarea furnizării serviciilor publice, scăderea birocraţiei şi creşterea veniturilor la bugetele locale etc.
De aceea, prin prezenta Strategie se urmăreşte consolidarea capacităţii acestor structuri prin diferite instrumente şi mecanisme care să permită pe de o parte, creşterea capacităţii tehnice a acestora astfel încât să devină un facilitator în promovarea măsurilor de reformă la nivel local şi, pe de altă parte, întărirea capacităţii de colaborare şi participare activă în procesul de consultare iniţiat de autorităţile administraţiei publice centrale:
-
Dezvoltarea de competenţe specifice la nivelul personalului de specialitate din cadrul structurilor associative.
La nivel local, resursa umană bine pregătită este scumpă în raport cu posibilităţile autorităţilor administraţiei publice. Neavând o structură de personal suficient de bine dimensionată, dublată de migrarea personalului către locuri de muncă mai bine plătite, capacitatea de răspuns a structurilor asociative este diminuată. Prin această măsură, Strategia îşi propune stimularea creării unui corp de specialişti însărcinaţi cu rezolvarea problemelor curente cu care se confruntă, în general, membrii structurilor asociative şi valorificarea în comun a acestei resurse. Aceştia ar putea fi eligibili pentru programele de formare profesională dedicate personalului din administraţia publică. În cadrul acestei etape, CNCISCAP va susţine implementarea de programe guvernamentale de formare pentru membrii aparatelor tehnice din cadrul structurilor asociative.
(…)
-
Prestarea de servicii/acordarea de consultanţă pentru membrii structurilor asociative care nu au capacitatea administrativă necesară.
Constrângerile privind resursele financiare şi umane de la nivelul autorităţilor administraţiei publice locale generează dificultăţi în exercitarea unor atribuţii de bază, esenţiale pentru funcţionarea corespunzătoare a aparatelor de specialitate ale acestora (ex. finanţe şi contabilitate, audit public, consultanţă juridică, achiziţii publice, urbanism, fond funciar, atragere de fonduri nerambursabile). În vederea surmontării acestora, Strategia prevede posibilitatea externalizării prin crearea de birouri dedicate în cadrul structurilor asociative, care pot presta activităţi cu un grad ridicat de profesionalism şi care, prin partajarea lor, duc la o reducere considerabilă a costurilor curente ale autorităţilor publice locale şi la eficientizarea activităţii lor. În cadrul acestei etape, CNCISCAP va sprijini adoptarea măsurilor necesare înfiinţării şi funcţionării birourilor de specialitate pe domeniile cheie, din cadrul structurilor asociative.
OBIECTIV SPECIFIC II.5: ÎMBUNĂTĂŢIREA PROCESELOR INTERNE LA NIVELUL INSTITUŢIILOR PUBLICE
Pentru ca instituţiile şi autorităţile publice să fie în măsură să îşi îndeplinească rolul în condiţii de calitate şi eficienţă este esenţial ca structura organizatorică şi procesele interne să fie dimensionate şi definite de o manieră corespunzătoare, care să asigure atât unitatea de abordare pe categorii de instituţii, cât şi flexibilitatea şi adaptarea la situaţii noi. În acest context, prezenta Strategie propune o abordare bazată pe creşterea gradului de implementare a standardelor de management în administraţia publică şi creşterea capacităţii structurilor de audit intern din cadrul instituţiilor şi autorităţilor publice.
(…)
II.5.2. Întărirea capacităţii auditului intern la nivelul structurilor din administraţia publică centrală şi locală
Având în vedere că auditul intern are o deosebită importanţă în creşterea performanţei în cadrul instituţiilor publice, limitarea risipei de resurse şi posibilităţilor de fraudă şi corupţie, detectarea din timp a disfuncţionalităţilor, suprapunerilor de competenţă şi a neregulilor, este necesar a se implementa metode mai eficiente de asigurare obiectivă şi consiliere, în scopul îmbunătăţirii sistemelor şi activităţilor instituţiilor, sprijinirea îndeplinirii obiectivelor instituţiei printr-o abordare sistematică şi metodică prin care se evaluează şi se îmbunătăţesc eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor administrării, prin cel puţin:
-
Dezvoltarea de sisteme şi instrumente moderne de management pentru creşterea performanţei auditorilor interni din instituţiile publice implicate în implementarea programelor şi proiectelor finanţate din fonduri europene;
-
Dezvoltarea de ghiduri, manuale şi metodologii cu privire la auditul performanţei, cu accent pe achiziţii publice, eficacitatea utilizării cheltuielilor publice, evaluarea proiectelor finanţate din fonduri europene;
OBIECTIV SPECIFIC II.6: CALITATE, CERCETARE ŞI INOVARE ÎN ADMINISTRAŢIA PUBLICĂ
În contextul în care cerinţele beneficiarilor/clienţilor serviciilor publice sunt tot mai numeroase şi mai diversificate, administraţia publică trebuie să se adapteze în permanenţă pentru a răspunde prompt şi eficient nevoilor părţilor interesate, prin identificarea permanentă de surse/resurse noi care să contribuie la o mai bună furnizare a serviciilor oferite de administraţie beneficiarilor. Activităţile de cercetare, utilizarea managementului calităţii, a bunelor practici şi a inovării reprezintă instrumente şi practici de natură să contribuie la modernizarea şi eficientizarea autorităţilor şi instituţiilor publice şi să aducă un plus de valoare în activitatea acestora, cu efecte pozitive pe termen lung asupra gradului de satisfacţie a cetăţeanului.
II.6.1. Promovarea bunelor practici şi a inovării în administraţia publică şi încurajarea schimbului de experienţă şi a networking-ului între instituţiile şi autorităţile publice
În ceea ce priveşte promovarea bunelor practici şi a inovării în administraţia publică, precum şi încurajarea schimbului de experienţă şi networking-ului între instituţiile şi autorităţile publice, pe plan intern şi extern, prezenta Strategie propune o abordare bazată pe patru direcţii de acţiune care vor viza:
-
introducerea de mecanisme moderne de comparare a performanţei în administraţie şi de acordare de sprijin reciproc pentru învăţarea din bune practici,
-
colaborarea cu mediul academic şi de cercetare pentru identificarea de concepte şi metode inovative aplicabile administraţiei publice,
-
organizarea de acţiuni de promovare a bunelor practici, a inovării şi networking-ului în administraţia publică,
-
elaborarea de materiale suport pentru promovarea bunelor practici şi a inovării în administraţia publică.
-
Instituirea de mecanisme de benchmarking, bench doing şi bench-learning în administraţia publică Această abordare strategică presupune atât dezvoltarea şi implementarea unor mecanisme prin care să se realizeze compararea şi ierarhizarea performanţei obţinute de autorităţile şi instituţiile publice în realizarea activităţilor şi în furnizarea anumitor servicii publice, cât şi încurajarea autorităţilor şi instituţiilor publice de a realiza parteneriate pentru a identifica/aplica soluţii comune în ceea ce priveşte problemele cu care se confruntă.
Principalele instrumente vizate prin Strategie pentru realizarea aspectelor mai sus-menţionate sunt următoarele:
Benchmarking – mecanism prin care instituţii publice cu activităţi sau preocupări similare îşi compară periodic performanţa/activitatea, pentru a identifica existenţa decalajelor sau a ariilor deficitare;
Bench-learning – mecanism de învăţare din experienţa altora, utilizat în scopul preluării şi adaptării, în cadrul propriei instituţii, a unor bune practici/soluţii de îmbunătăţire;
Bench doing – implementarea unor măsuri inovative sau a unor bune practici în mai multe instituţii sau autorităţi publice în acelaşi timp, permiţând astfel ca acestea să înveţe şi să dezvolte împreună.
Pentru realizarea acestei direcţii de acţiune vor fi identificate o serie de domenii/arii prioritare (de exemplu tipuri de activităţi sau tipuri de servicii) pentru care autorităţile şi instituţiile publice vor fi încurajate să deruleze acţiuni de benchlearning, benchmarking şi bench doing. În acest scop, vor fi elaborate materiale suport (ghiduri, metodologii şi manuale) care să faciliteze înţelegerea şi aplicarea acestor concepte de către autorităţile şi instituţiile publice.
Strategia vizează îndeosebi utilizarea unor astfel de instrumente de către instituţiile de la nivel central, în special în raport cu structurile deconcentrate ale acestora, pentru a încuraja evaluarea performanţei şi schimbul de experienţă, în vederea creşterii calităţii serviciilor oferite, fiind avute în vedere pentru perioada 2014-2020 ministerele prioritare menţionate în Acordul de Parteneriat. Astfel de mecanisme bine aplicate pot constitui un factor important în scopul dezvoltării prin adaptarea şi implementarea unor bune practici şi prin învăţarea din experienţa altora. Totodată strategia îşi propune să încurajeze şi autorităţile locale şi structurile cu atribuţii de reglementare şi monitorizare a serviciilor publice, dar nu numai, să implementeze astfel de instrumente, în special pentru domeniile pentru care se pot utiliza indicatori de performanţă comuni.
-
Colaborarea cu mediul academic şi de cercetare pentru identificarea şi implementarea de concepte şi metode inovative în domeniul administraţiei publice.
Această direcţie de acţiune are în vedere dezvoltarea unor parteneriate, proiecte, colaborări între administraţia publică şi mediul academic şi de cercetare în scopul:
– identificării unor teme de interes comun şi realizării unor studii/analize/cercetări cu privire la anumite aspecte ale administraţiei publice;
– identificării unor concepte şi măsuri inovatoare care să sprijine creşterea calităţii activităţilor administraţiei publice şi a serviciilor furnizate de aceasta;
– furnizării de expertiză de specialitate/de formare adaptată noilor provocări cu care se confruntă administraţia publică.
-
Elaborarea de ghiduri, manuale, metodologii pentru promovarea inovării şi bunelor practici în administraţia publică
Această direcţie de acţiune are în vedere sprijinirea instituţiilor şi autorităţilor publice în procesul de îmbunătăţire a activităţilor proprii, prin facilitarea accesului acestora la informaţii privind soluţiile identificate şi implementate de alte instituţii, din ţară sau străinătate, pentru rezolvarea unor probleme similare. În prima etapă, Comitetul Naţional pentru Coordonarea Implementării Strategiei (CNCISCAP) va asigura crearea unui cadru general de promovare a bunelor practici şi a inovării şi va identifica o serie de instituţii cu atribuţii şi preocupări în domeniu, care să asigure o abordare unitară/la nivel strategic în realizarea şi promovarea unor metodologii/ghiduri şi manuale în domeniu. La rândul lor, instituţiile şi autorităţile publice, după caz, vor identifica şi promova propriile bune practici.
-
Organizarea de acţiuni de promovare şi diseminare a bunelor practici, inovării şi networking-ului în administraţia publică Pentru a asigura diseminarea bunelor practici identificate şi a încuraja comunicarea şi sprijinul reciproc, cu privire la implementarea acestora, între instituţiile şi autorităţile publice vor fi realizate evenimente (sesiuni de prezentare, conferinţe naţionale şi internaţionale), va fi încurajată crearea de reţele specializate pe sectoare de activitate sau tematici şi vor fi identificate mijloace de comunicare dedicate (site-uri, buletine informative, grupuri de e-mail etc.). De asemenea, la nivelul Comitetului Naţional pentru Coordonarea Implementării Strategiei vor fi identificate instituţii care vor avea rolul de a promova, la nivel internaţional, bunele practici din România şi de a facilita participarea instituţiilor şi autorităţilor publice din România la reţele în domeniu.
OBIECTIV SPECIFIC II.7: ÎMBUNĂTĂŢIREA MANAGEMENTULUI RESURSELOR MATERIALE LA NIVELUL AUTORITĂŢILOR ŞI INSTITUŢIILOR PUBLICE DE LA NIVEL CENTRAL
Resursele materiale (imobile, vehicule, mobilier, echipamente, produse consumabile) utilizate în administraţia publică trebuie gestionate corespunzător pentru creşterea eficienţei activităţilor. Este important ca resursele materiale utilizate să fie de calitate şi să aibă o durată de utilizare îndelungată şi, din această perspectivă, este necesar ca, la momentul achiziţionării de produse/servicii/lucrări, accentul să fie pus pe calitatea produselor/serviciilor/lucrărilor şi nu pe preţul cel mai scăzut la care acestea pot fi achiziţionate. În ceea ce priveşte managementul resurselor materiale, prezenta Strategie propune pentru autorităţile şi instituţiile publice de la nivel central o direcţie de acţiune bazată pe necesitatea implementării de măsuri în vederea modernizării şi gestionării corespunzătoare a resurselor materiale, respectiv:
-
Realizarea de analize în ceea ce priveşte nevoile de modernizare a imobilelor, cu accent pe necesitatea organizării ergonomice a spaţiilor de lucru (birouri, săli de reuniuni), cât şi a dotării corespunzătoare cu echipamente necesare desfăşurării activităţii;
-
Realizarea de planuri multianuale de investiţii pentru modernizarea imobilelor, a mobilierului şi a echipamentelor;
-
Monitorizarea planurilor multianuale de investiţii pentru modernizarea imobilelor, a mobilierului şi a echipamentelor;
-
Consolidarea capacităţii de a derula acţiuni de colectare şi valorificare a materialelor reciclabile (hârtie şi alte produse consumabile) rezultate din activitatea administraţiei publice;
-
Consolidarea capacităţii de a asigura servicii de întreţinere şi reparaţii ale echipamentelor după expirarea perioadelor de garanţie.