Ec. Ecaterina Milica DOBROTĂ
Luna decembrie este şi pentru compartimentul de achiziţii al fiecărei instituţii publice o perioadă în care se face bilanţul anual: ce s-a contractat, ce nu s-a reuşit să se achiziţioneze, ce rămâne de făcut pentru anul următor.
În această lună se compară programul achiziţiilor din anul ce se sfârşeşte cu situaţia contractărilor de peste an.
De asemenea, tot în decembrie, se întocmeşte programul achiziţiilor publice pentru anul ce va să vină.
Dar cine este responsabil de întocmirea acestui document? Cum se întocmeşte programul? Ce elemente trebuie să conţină?
Răspunsurile le găsim redate concis în HG nr. 925/2006.
Mai întâi, amintim că în instituţie trebuie să existe un compartiment intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică, organizat conform art. 304^1 din OUG nr.34/2006.
În multe autorităţi contractante, cu un număr redus de angajaţi, nu se justifică organizarea chiar a unui compartiment de acest gen. Însă, atribuţii în acest sens pot fi acordate de conducătorul instituţiei unei anumite persoane.
Conform art. 3 alin. (1) din HG nr. 925/2006: “Autoritatea contractantă, prin compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică […] are următoarele atribuţii principale:
a) elaborarea şi, după caz, actualizarea, pe baza necesităţilor transmise de celelalte compartimente ale autorităţii contractante, a unui program anual al achiziţiilor publice, ca instrument managerial pe baza căruia se planifică procesul de achiziţie;
b) elaborarea sau, după caz, coordonarea activităţii de elaborare a documentaţiei de atribuire sau, în cazul organizării unui concurs de soluţii, a documentaţiei de concurs;
c) îndeplinirea obligaţiilor referitoare la publicitate, astfel cum sunt acestea prevăzute de ordonanţa de urgenţă;
d) aplicarea şi finalizarea procedurilor de atribuire;
e) constituirea şi păstrarea dosarului achiziţiei publice.”
După lecturarea prevederii legale, observăm că prima atribuţie se referă la obligaţia planificarea achiziţiilor.
Sarcina ce-i revine responsabilului cu întocmirea programului de achiziţie nu este deloc uşoară, mai ales într-o instituţie cu foarte multe compartimente/servicii.
De aceea, “celelalte compartimente ale autorităţii contractante au obligaţia de a sprijini activitatea compartimentului de achiziţii publice”.
Programul anual al achiziţiilor publice va cuprinde toate contractele/acordurile-cadru pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie/încheie în decursul anului următor. Pentru a întocmi programul, compartimentul de achiziţii publice va centraliza referatele de necesitate emise de fiecare serviciu al instituţiei. Funcţie de acestea se vor elabora procedurile de achiziţie.
Lipsa unei centralizări poate conduce la achiziţionarea individuală, de către fiecare serviciu, prin cumpărare directă, a unor produse identice. Iar la final de an, e posibil ca suma tuturor cumpărărilor directe să depăşească valoarea de 15.000 euro. Ceea ce trebuia derulat prin iniţierea unei cereri de oferte, s-a concretizat în mai multe cumpărări directe. Fapt ce încalcă prevederile art. 19 din OUG nr. 34/2006: “Autoritatea contractantă achiziţionează direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a prezentului capitol, nu depăşeşte echivalentul în lei a 15.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse, servicii ori lucrări”.
O nesocotire a prevederilor ordonanţei are drept consecinţă aplicarea sancţiunilor de la art. 294 din OUG nr. 34/2006.
În principal e vorba de utilizarea eficientă a fondurilor publice: o achiziţie centralizată, pe toată unitatea, pentru cantitatea totală, va conduce la obţinerea unor preţuri mai mici, competitive, faţă de achiziţiile fracţionate.
Programul, având rol de planificare a achiziţiilor, va conţine procedurile ce urmează a fi iniţiate în anul următor, pentru care s-au identificat sursele de finanţare. Nu se vor include procedurile în derulare, a căror finalizare, semnare contractului, va avea loc în anul următor.
De multe ori achiziţiile înscrise în program nu pot fi şi contractate. E posibil ca pentru anumite proceduri, deşi au fost identificate sursele de finanţare, să nu fie posibilă angajarea cheltuielilor bugetare. Astfel, programul nu trebuie şi îndeplinit.
Autoritatea contractantă are obligaţia, atunci când stabileşte programul anual al achiziţiilor, să ţină cont de:
a) necesităţile obiective de produse, de lucrări şi de servicii;
b) gradul de prioritate a necesităţilor prevăzute la lit. a);
c) anticipările cu privire la fondurile ce urmează să fie alocate prin bugetul anual.
Pentru a avea rol de instrument managerial, programul achiziţiilor ar trebui sa furnizeze acele date în baza cărora conducătorul instituţiei poate lua decizii corecte.
HG nr. 925/2006, prin art.4 alin.(5) si (6), vine în ajutor precizând: “(5) Programul anual al achiziţiilor publice trebuie să cuprindă cel puţin informaţii referitoare la:
1. obiectul contractului/acordului-cadru;
2. codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV);
3. valoarea estimată, fără TVA, exprimată în lei şi în euro;
4. procedura care urmează să fie aplicată;
5. data estimată pentru începerea procedurii;
6. data estimată pentru finalizarea procedurii;
7. persoana responsabilă pentru atribuirea contractului respectiv.”
Înainte de a detalia modul de întocmire a programului, trebuie să stabilim pentru ce tipuri de proceduri sunt aplicabile prevederile HG nr. 925/2006.
Regulile înscrise în OUG nr. 34/2006, implicit cele din HG nr. 925/2006, sunt utilizate la: licitaţia deschisă, licitaţia restrânsă, dialogul competitiv, negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare, cererea de oferte, concursul de soluţii.
Observăm că nu se aminteşte nimic de cumpărările directe. În ordonanţă, singura trimitere este la art. 19. Cumpărările directe se realizează prin proceduri proprii ale autorităţii contractante. Concluzia: în programul anual al achiziţiilor publice nu e obligatoriu a fi incluse cumpărările directe.
Însă, prin modificarea legislaţiei achiziţiilor publice din 27 noiembrie 2012, se instituie obligaţia notificării în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) de către autorităţile contractante a achiziţiilor directe ce depăşesc echivalentul în lei a 5.000 euro plus TVA.
Ceea ce înseamnă că va trebui să existe la nivelul fiecărei instituţii o evidenţă a cumpărărilor directe cuprinse între 5.000 – 15.000 de euro plus TVA.
În proiectul de modificare a HG nr. 925/2006, postat pe siteul ANRMAP în 27.07.2012, se propun următoarele schimbări ale elementelor programului achiziţiilor publice:
– valoarea estimată, fără TVA, exprimată în lei şi în euro, să aibe la la bază cursul de schimb BNR din data înscrierii/cuprinderii achiziţiei;
– introducerea şi a modalităţilor de achiziţie, alături de proceduri, având în vedere că se pot încheia contracte şi prin achiziţie directă.
Pornind de la informaţiile minime impuse de art. 4 alin.(5) din hotărâre, pentru a înţelege modul de întocmire al programului achiziţiilor, detaliem fiecare element.
1. Obiectul contractului/acordului-cadru: constă într-o prezentare succintă a contractului – trebuie să definească ceea ce va fi achiziţionat.
Nu e recomandat a se înscrie numele proiectului din care acel contract face parte.
De exemplu, pentru proiectul “Gestionarea deşeurilor” vor fi necesare diverse achiziţii: lucrări pentru închiderea vechiului depozit pentru deşeuri şi deschiderea unui depozit nou, servicii pentru dirigenţia de şantier a lucrării amintit etc. Toate aceste contracte au obiecte diferite. Deci, nu se poate înscrie în program, la obiect, numele proiectului, pentru că nu se va înţelege motivul achiziţiei.
2. Codul vocabularului comun al achiziţiilor publice (CPV): constă în alocarea pentru fiecărei achiziţie a unui grup de cifre şi a unei denumiri, astfel încât obiectul respectivei achiziţii să poată fi înţeles şi de un operator economic dintr-o altă ţară.
Modalitatea de alegere a CPV-urilor este explicitată în Regulamentul nr.213/2008 al Comisiei Europene. CPV cuprinde un vocabular principal şi un vocabular suplimentar.
”Vocabularul principal se bazeaza pe o structură ramificată de coduri de pâna la nouă cifre, cărora le corespunde o denumire care descrie produsele, lucrările sau serviciile care reprezintă obiectul contractelor de achiziţie.
Codul numeric cuprinde 8 cifre, subdivizate după cum urmează:
– diviziuni, identificate prin primele doua cifre ale codului (XX000000-Y);
– grupe, identificate prin primele trei cifre ale codului (XXX00000-Y);
– clase, identificate prin primele patru cifre ale codului (XXXX0000-Y);
– categorii, identificate prin primele cinci cifre ale codului (XXXXX000-Y).
Fiecare dintre ultimele trei cifre conferă un grad mai mare de precizie în interiorul fiecărei categorii.
Cea de a noua cifră serveşte la verificarea cifrelor precedente.
Vocabularul suplimentar poate fi utilizat pentru a completa descrierea obiectului contractelor de achiziţii.
Vocabularul suplimentar este compus dintr-un cod alfanumeric, căruia îi corespunde o denumire care permite efectuarea de precizări suplimentare privind natura sau destinaţia specifică a bunurilor care urmeaza a fi achiziţionate.
Codul alfanumeric cuprinde:
– un prim nivel, compus dintr-o litera care corespunde unei secţiuni;
– un al doilea nivel, compus dintr-o literă care corespunde unei grupe;
– un al treilea nivel, compus din trei cifre care corespund subdiviziunilor.
Ultima cifră serveşte la verificarea cifrelor precedente.”
Fiind realizată o centralizare a achiziţiilor viitoare, o gruparea a lor funcţie de tipul contractului, obiectul şi denumirea lor, se alege CPV-ul ce defineşte necesitatea autorităţii contractante.
3. Valoarea estimată, fără TVA, exprimată în lei şi în euro: reprezintă suma ce o va plăti autoritatea pentru îndeplinirea contractului respectiv, fără taxa pe valoarea adăugată, în conformitate cu art. 25 din OUG nr. 34/2006.
Estimarea valorii trebuie realizată la o dată cât mai apropiată de momentul iniţierii procedurii.
În cazul contractelor de lucrări, se va urmări dacă devizul de lucrări este actualizat conform art. 5 din HG nr.28/2008.
După estimarea în lei a valorii contractului şi după alegerea cursului valutar, se stabileşte valoarea în euro, fiind posibilă definitivarea alegerea tipului procedurii.
Ordonanţa, prin art. 23, atrage atenţia asupra faptului că “Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziţie publică în mai multe contracte distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii estimate a contractului de achiziţie publică, cu scopul de a evita aplicarea prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă care instituie obligaţii ale autorităţii contractante în raport cu anumite praguri valorice.”
O întrebare des întâlnită la întocmirea programului este următoarea: Care este legătura între codul CPV şi estimarea valorii contractului de achiziţie publică?
Un răspuns detaliat a fost postat în 07.05.2012 de către ANRMAP, pe siteul său:
“[…] Obiectul contractelor de achiziţie publică se pune în corespondenţă cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV). Aceasta se realizează prin încadrarea produsului, serviciului sau lucrării în codul de 8 cifre care descrie cu cea mai mare acurateţe acel produs/serviciu/lucrare.
Daca nivelul de acurateţe al CPV este insuficient pentru a descrie necesităţile autorităţii contractante, atunci aceasta trebuie să se refere la diviziunea, grupa, clasa sau categoria care descrie cel mai bine obiectul achiziţiei (un cod mai general, care poate fi recunoscut prin faptul că are mai multe zerouri în coadă).
Raţiunea pentru care trebuie utilizate coduri CPV cât mai specifice constă în depăşirea barierelor lingvistice între autoritatea contractantă şi ofertanţi, astfel încât informaţia privind obiectul contractului să fie accesibilă şi precisă şi pentru ofertanţii vorbitori de alte limbi, asigurându-se respectarea principiului nediscriminării şi transparenţei. Un cod prea general nu ar preciza destul de clar ceea ce doreşte autoritatea contractantă să achiziţioneze.
Având în vedere cele de mai sus, după încadrarea în codul CPV cel mai specific posibil (cu cât mai puţine zerouri în coadă), se estimează valoarea contractului cu respectarea regulilor prevăzute în Capitolul II, Secţiunea a 2-a, din OUG nr. 34/2006, urmând ca, în funcţie de valoarea estimata, să se aleagă procedura de atribuire. Precizăm că nu există o legătură directă între codurile CPV şi modalitatea de estimare a valorii unui contract de achiziție publică.
De exemplu, în situația în care obiectul contractului înglobează produse/ servicii/ lucrări încadrate în coduri CPV diferite, procedura de atribuire se alege în funcție de valoarea cumulată a acestora.
Totodată, pentru a vă ajuta în aplicarea prevederilor OUG nr. 34/2006, pentru estimarea valorii contractului, vă prezentăm următoarele exemple:
a) În cazul în care autoritatea contractantă îşi propune să achiziţioneze lucrări pentru care urmează să pună la dispoziţia executantului utilaje care se montează, echipamente tehnologice sau orice alte amenajări şi dotări necesare execuţiei lucrărilor, atunci valoarea estimată a contractului de lucrări respectiv trebuie să includă şi valoarea estimată a facilităţilor menţionate.
b) Produsele similare reprezintă produse cu acelaşi uz sau cu uz similar care sunt grupate sub acelaşi cod CPV, cum ar fi uniforme bărbaţi şi uniforme femei. În această situaţie procedura se alege în funcţie de valoarea estimată cumulată.
c) Daca lucrările au acelaşi cod CPV, dar urmează să fie executate pe amplasamente diferite şi pentru care au fost elaborate studii de fezabilitate diferite, atunci valoarea estimată se calculează pentru fiecare lucrare în parte.
d) Serviciile de consultanţă financiară nu pot fi considerate servicii similare cu cele de consultanţă tehnică. În consecinţă, procedura de atribuire se alege în funcţie de valoarea estimate pentru fiecare contract în parte.”
4. Procedura care urmează să fie aplicată: se alege una dintre procedurile enumerate la art. 18 din OUG nr. 34/2006.
De obicei, criteriul de alegere al procedurii îl reprezintă valoarea estimată, respectând art. 20 din OUG nr. 34/2006:
“(1) În cazul în care valoarea estimată este egală sau mai mare decât cea prevăzută la art. 124, autoritatea contractantă are obligaţia de a atribui contractul de achiziţie publică prin aplicarea procedurilor de licitaţie deschisă sau licitaţie restrânsă.
(2) Prin excepţie de la prevederile alin. (1), autoritatea contractantă are dreptul de a aplica celelalte proceduri prevăzute la art. 18 alin. (1), după caz, numai în circumstanţele specifice prevăzute la art. 94, art. 110 alin. (1) sau art. 122.”
În alegerea procedurii, trebuie în permanenţă avut în vedere că “în conformitate cu principiul asumării răspunderii, stabilirea circumstanţelor de încadrare prevăzute de ordonanţa de urgenţă pentru aplicarea fiecărei proceduri sau pentru cumpărarea directă intră în responsabilitatea exclusivă a autorităţii contractante”- art. 5 alin. (1) din HG nr. 925/2006.
5. Data estimată pentru începerea procedurii: data estimată pentru publicarea anunţului/ invitaţiei de participare prin care se solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de oferte/candidaturi.
6. Data estimată pentru finalizarea procedurii: data estimată pentru semnarea contractului/ acordului cadru. Trebuie luată în calcul o eventuală perioadă de soluţionare a contestaţiilor.
7. Persoana responsabilă pentru atribuirea contractului respectiv: persoana ce se va ocupa de respectiva procedura, de la iniţiere până la finalizare.
Pentru o claritate a programului achiziţiilor, se mai poate menţiona sursa de finanţare (capitolul bugetar de unde vor fi alocaţi bani pentru execuţia contractului).
La final, după înscrierea tuturor informaţiilor de mai sus, programul anual al achiziţiilor publice se supune avizării de către compartimentului financiar-contabil şi se aprobă de conducătorul autorităţii contractante.
Dacă pe parcursul anului intervin modificări ori completări la acest program, el va fi actualizat. Se vor întocmi noi documente ce vor fi, la rândul lor, supuse avizării din punct de vedere financiar contabil şi aprobării conducătorul autorităţii contractante.
]]>
