Consilier juridic Daniel JURJ
Directivele privind achiziţiile publice şi legislaţia naţională stabilesc un cadru comun al achiziţiilor publice prin definirea de norme procedurale referitoare la „cum se cumpără” şi oferă autorităţilor contractante libertatea de a alege „ce se cumpără”, de a stabili caracteristicile lucrărilor, produselor sau serviciilor care corespund cel mai bine propriilor nevoi şi de a institui condiţiile cele mai favorabile îndeplinirii obiectivele de politică urmărite (atât timp cât sunt transparente şi nediscriminatorii).
Atunci când definesc obiectivul care trebuie să fie rezultatul atribuirii unui contract, în cele mai multe cazuri, autoritățile contractante vor dori să impună cerințe pe care un contractant nu este altfel obligat prin lege să le îndeplinească (1). Acesta este de obicei cazul în care o autoritate contractantă dorește să includă obiectivele orizontale de politică. Pentru a realiza acest lucru, o autoritate contractantă are posibilitatea următoarelor abordări: specificații tehnice, criterii de atribuire sau condiţii specifice în contract.
Cerinţele funcționale şi criteriile de performanță tehnică trebuie să fie descrise într-o manieră ușor de utilizat, astfel încât publicul ţintă, în principal responsabilii de achiziţii, proiectanţii și antreprenorii, să le poată folosi ca specificații tehnice și drept criterii de atribuire, sau în sprijinul proceselor de conformitate a elaborării ofertelor.
Specificațiile tehnice sunt folosite pentru a defini într-un mod cât mai specific obiectul contractului. Capacitatea de a îndeplini specificațiile tehnice este o condiție prealabilă pentru a fi selectat ca şi candidat pentru atribuirea contractului. Specificațiile tehnice pot fi definite în raport cu standardele tehnice sau cu cerințe de performanță/funcționale.
Criteriile de atribuire permit autorității contractante să compare avantajele relative ale diferitelor combinații de criterii. Criteriile sunt ponderate și fiecare ofertă este punctată pe baza gradului de îndeplinire din fiecare criteriu. Capacitatea de a îndeplini toate criteriile de atribuire nu este o condiție pentru a fi considerat un candidat pentru contract. În plus, o autoritate contractantă poate configura criteriile, astfel încât să poată acorda puncte suplimentare pentru acei candidați care depășesc cerințele minime, pentru a obține avantaje suplimentare.
Condițiile specifice (numite clauze de executare a contractului), pot fi incluse în contract pentru a specifica modul în care trebuie derulat contractul. Conform legislației actuale a UE, nu există cerinţa ca abilitatea de a respecta astfel de clauze să fie evaluată înainte de atribuirea contractului. Prin urmare, capacitatea de a se conforma cerinţelor specifice ale contractului nu poate forma bază de excludere anterioară.
Atunci când examinează cererile de participare şi ofertele, autoritatea contractantă verifică dacă informaţiile şi documentaţia furnizate de candidaţi sau ofertanţi respectă cerinţele. Dacă unele dintre specificaţiile obligatorii lipsesc sau dacă informaţiile furnizate sunt considerate nesatisfăcătoare, candidatul sau ofertantul vor fi excluşi din procedură.
Aşa cum se arată în Cartea Verde a Comisiei Europene privind modernizarea politicii UE în domeniul achiziţiilor publice „Către o piață europeană a achiziţiilor publice mai performantă”, în temeiul directivelor în vigoare, alegerea ofertantului câştigător trebuie efectuată în două etape.
În etapa de selecţie, autoritatea contractantă evaluează capacitatea şi eligibilitatea operatorilor economici pe baza criteriilor de excludere şi a criteriilor referitoare la capacitatea economică şi financiară, precum şi pe baza cunoştinţelor şi capacităţilor profesionale şi tehnice.
În etapa de atribuire, autoritatea contractantă analizează ofertele şi selectează cea mai bună ofertă în temeiul unor criterii obiective legate de calitatea produselor şi serviciilor propuse.
Conform jurisprudenţei CEJ (2), autorităţile contractante trebuie să opereze o distincţie clară între criteriile de selecţie şi criteriile de atribuire. Decizia de atribuire a contractului trebuie să se bazeze exclusiv pe criteriile privind lucrările, produsele şi serviciile oferite. Nu sunt permise considerente legate de capacitatea ofertantului de a executa contractul, cum ar fi experienţa, forţa de lucru şi echipamentele.
Uneori, autorităţile contractante reclamă sarcinile administrative care decurg din necesitatea de a verifica mai întâi criteriile de selecţie pentru toţi candidaţii şi ofertanţii înainte de a examina criteriile de atribuire. Ele susţin că, în unele cazuri, posibilitatea de a examina mai întâi criteriile de atribuire le va permite să accelereze procesul, deoarece criteriile de selecţie trebuie examinate doar în cazul ofertantului câştigător.
Acesta poate reprezenta un argument pentru a reanaliza organizarea şi succesiunea examinării criteriilor de selecţie şi atribuire prevăzute de cadrul procedural. Un indiciu în acest sens poate fi găsit în jurisprudenţa recentă a CEJ, care prevede că Directivele privind achiziţiile publice „nu exclud, teoretic, posibilitatea ca verificarea eligibilităţii ofertanţilor şi atribuirea contractului să aibă loc simultan”, cu condiţia ca „cele două operaţiuni să fie … distincte şi guvernate de norme diferite”(3). Astfel, se sugerează că importantă nu este atât succesiunea etapelor procedurale, cât separarea de principiu între criteriile de selecţie şi cele de atribuire.
PRINCIPIILE-CHEIE ALE PROCESULUI DE EVALUARE (4)
CORECTITUDINEA
Toate evaluările ofertelor şi clarificărilor trebuie să fie întreprinse într-o manieră corectă. Acest lucru înseamnă că fiecare ofertă merită un tratament egal și aceeaşi evaluare iar punctarea trebuie să fie aplicată în mod consecvent.
CONFIDENŢIALITATE
Toate ofertele în timpul unui proces de licitație sunt confidențiale și nu ar trebui să fie discutate cu nici o persoană care nu este implicată în procesul de evaluare.
SECURITATEA
Toată documentația de licitație trebuie să fie depozitată în siguranță pe perioada de evaluare. Exemplare tipărite nu trebui să părăsească sediul autorităţii contractante, sau lăsate pe birouri peste noapte. Orice document în format electronic trebuie transferat utilizând metode de criptare securizate.
CRITERIILE DE EVALUARE
Ofertele pot fi evaluate doar pe baza criteriilor din documentaţia de atribuire. Orice criterii care nu sunt incluse în invitația sau anunţul de participare nu pot fi considerate sau înscrise în faza de evaluare. Nu poate fi acordată sau refuzată punctarea, pe considerente de structură a ofertei şi cât de „uşor” este de evaluat.
CONŢINUTUL OFERTEI
Ofertele pot fi evaluate numai pe baza informațiile furnizate cu scrisoarea de ofertă. Nu trebuie să se emită ipoteze cu privire cu privire la propunerile prezentate și nu pot fi luate în considerare cunoștințele de specialitate şi experienţa anterioară ale niciunui ofertant. După etapa de selecţie, la etapa de evaluare numai propunerea poate fi evaluată nu şi societatea.
PUNCTAREA
Toate ofertele trebuie să fie punctate pe baza performanțelor lor raportat la modelul de punctare stabilit, care trebuie să fie inclus în documentaţia de atribuire. Ofertele nu trebuie comparate între ele pentru determinarea punctajelor.
CONSIDERENTELE-CHEIE ALE PROCESULUI DE EVALUARE (5):
• INTEGRALITATEA (respectarea tuturor cerinţelor de bază contractuale/comerciale din documentaţia de atribuire);
• CONFORMITATEA cu cerințele specificate;
• PREȚUL în ceea ce privește estimarea contractului;
• EVALUAREA COMPARATIVĂ, bazată pe criterii de evaluare şi sisteme de punctare pentru a se obţine cea mai bună valoare pentru bani, și
• EVALUAREA RISCURILOR.
SUCCESIUNEA ACTIVITĂŢILOR PE PARCURSUL PROCESULUI DE EVALUARE (6):
a) Se examinează mai întâi documentele care dovedesc eligibilitatea şi înregistrarea;
b) Se examinează documentele care dovedesc îndeplinirea cerinţelor minime privind capacitatea tehnică şi capacitatea economico-financiară;
c) Se examinează propunerea tehnică;
d) Se examinează propunerea financiară;
e) Se întocmeşte raportul de evaluare.
Comisia de evaluare are obligaţia de a analiza şi de a verifica fiecare ofertă atât din punct de vedere al elementelor tehnice propuse, cât şi din punct de vedere al aspectelor financiare pe care le implică. Astfel, propunerea tehnică trebuie să corespundă cerinţelor minime prevăzute în caietul de sarcini iar propunerea financiară trebuie să se încadreze în limita fondurilor care pot fi disponibilizate pentru îndeplinirea contractului de achiziţie publică respectiv.
Pe parcursul analizării şi verificării documentelor prezentate de ofertanţi, comisia de evaluare are dreptul de a solicita oricând clarificări sau completări ale documentelor prezentate de aceştia pentru demonstrarea îndeplinirii criteriilor de calificare, astfel cum sunt acestea prevăzute la art. 176 din O.U.G. nr.34/2006, sau pentru demonstrarea conformităţii ofertei cu cerinţele solicitate.
O ofertă poate fi respinsă dacă:
• nu respectă cerinţele prevăzute în documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei;
• ofertantul nu transmite în termen explicaţiile solicitate;
• explicaţiile solicitate nu sunt concludente şi/sau nu sunt susţinute de documentele justificative.
• ofertantul modifică prin clarificările pe care le prezintă conţinutul propunerii tehnice şi/sau al propunerii financiare, cu excepţia corecţiei erorilor aritmetice sau a viciilor de formă;
• conţine propuneri în mod evident dezavantajoase pentru autoritatea contractantă;
• oferta are un preţ neobişnuit de scăzut pentru ceea ce urmează a fi furnizat/prestat/executat, astfel încât nu se poate asigura îndeplinirea contractului la parametrii cantitativi şi calitativi solicitaţi prin caietul de sarcini.
Înainte de a lua o decizie privind respingerea unei oferte cu un preţ neobişnuit de scăzut în raport cu celelalte, se vor solicita şi analiza detaliile şi precizările cu privire la oferta în cauză.
Detaliile şi precizările solicitate ofertantului se referă, în acest caz, la:
• fundamentarea economică a modului de formare a preţului ofertei;
• soluţiile tehnice adoptate sau condiţii deosebit de favorabile de care beneficiază ofertantul pentru îndeplinirea contractului respectiv.
Erorile aritmetice se corectează numai cu acceptul ofertantului. Neacceptarea corecţiei erorilor atrage după sine respingerea ofertei. La corecţia erorilor se porneşte de la preţul unitar. Nu poate fi corectat preţul unitar decât atunci când acesta este descompus pe elemente şi se dovedeşte a fi o eroare de adunare.
O buna practică impune folosirea unor instrumente de lucru standardizate pentru evaluarea ofertelor. Această abordare este potrivită pentru a ajuta autoritățile contractante să verifice cerințele de accesibilitate și, în același timp, pentru a minimiza povara administrativă.
Potrivit Comitetului European de Standardizare (CEN), schemele de evaluare a conformității și etichetele/certificatele elaborate la nivel european pot facilita activitatea autorităților contractante, cu condiția ca specificaţiile tehnice de bază să fie de asemenea bazate pe specificaţii pan-europene. Standardele europene (7) pot oferi baza pentru aceste specificații.
Aceasta implică elaborarea şi utilizarea unor sisteme de evaluare a conformității acreditate în conformitate cu standardul european EN ISO/IEC 17000 (8) – Evaluarea conformității – Vocabular și principii generale.
Chiar dacă nu este din arealul european, un bun exemplu de instrument standard de evaluare a ofertelor este cel elaborat de Construction Industry Developement Board (CIDB). Condițiile standard ale licitaţiei elaborate de CIDB, precizează atât obligaţiile ofertantului în depunerea ofertei cât și ale membrilor comisiei în solicitarea și evaluarea ofertelor. Ele stabilesc normele care reglementează procesul de ofertare si acceptare, la utilizarea unei proceduri competitive de atribuire a contractului.
Utilizarea unor documentații standardizate ar fi de ajutor pentru autoritățile contractante, dar există un risc mare ca standardizarea să contracareze inovarea și cea mai bună soluţie a furnizorilor. (10)
Putem concluziona faptul că pe lângă utilizarea unor standarde minimale, testarea, demonstrarea şi documentarea sunt cele mai potrivite metode pentru verificarea cerinţelor în cadrul procesului de evaluare.
(1) Identifying Opportunities for Sustainable Public Procurement Briefing No.5: Technical Specifications ClientEarth October 2011
(2) A se vedea hotărârile din 20.9.1988 în cauza 31/87 Beentjes, punctele 15-19, din 24.1.2008 în cauza C-532/06 Lianakis, punctul 30, şi din 12.11.2009 în cauza C-199/07 Comisia/Grecia, punctele 51-55.
(3) A se vedea hotărârile în cauzele Lianakis, punctul 26, şi Comisia/Grecia, punctul 51.
(4) Wakefield Council The Procurement Toolkit – Good Practice Guides 06 Guide to tender evaluation Version December 2012
(5) Charles Darwin University-Australia – Guidelines for Tendering and Requests for Quotations
(6) Ministerul Finanţelor-Ghid pentru achiziţii publice, Finanţat de Uniunea Europeană prin Programul PHARE
(7) „standard” înseamnă o specificație tehnică adoptată de un organism de standardizare recunoscut pentru o aplicare repetată sau continuă, a cărui respectare nu este obligatorie, astfel cum se definește la articolul 2 alineatul (1) din Regulamentul (UE) nr. 1025/2012
(8) Standardul ISO / IEC 17000:2004 – Evaluarea conformității – Vocabular și principii generale, specifica termeni generali și definiții cu privire la evaluarea conformității, inclusiv acreditarea organismelor de evaluare a conformității, precum și pentru utilizarea evaluării conformității pentru a facilita schimburile comerciale. O descriere a abordării funcționale de evaluare a conformității este inclusă ca un ajutor suplimentar pentru înțelegerea procedurii în rândul utilizatorilor de evaluare a conformității, organismelor de evaluare a conformității și organismelor de acreditare, atât în mediul reglementar cât şi în cel voluntar. ISO / IEC 17000:2004 nu isi propune să ofere un vocabular pentru toate conceptele de care ar putea fi nevoie sa fie utilizate în descrierea activităţilor particulare de evaluare a conformităţii. Termenii și definițiile sunt date numai pentru cazul în care conceptul definit nu ar fi înţeles în accepţiunea termenului în limbajul comun, sau în cazul în care o definiție standard existentă nu este aplicabilă.
(9) CIDB Practice Note # 5 Evaluating tender offers. Version 2-februarz 2008
(10) A se vedea răspunsul Ministerului Administrației Guvernamentale, Reformei și Afacerilor Bisericeşti din Regatului Norvegiei la Cartea Verde a Comisiei Europene privind modernizarea politicii UE în domeniul achiziţiilor publice
]]>
