Author: SCPA - Ceparu si Irimia

Posted on

Documentele întocmite de comisia de evaluare I

Ec. Ecaterina Milica DOBROTĂ

Activitatea comisiei de evaluare se reflectă în documentele întocmite de aceasta, din momentul deschiderii ofertelor şi până la atribuirea contractului: procesul verbal al şedinţei de deschidere, procese verbale intermediare de evaluare, solicitări de clarificări, eventual o notă justificativă de prelungire a perioadei de evaluare, probabil o notă de solicitare suplimentare fonduri, raportul procedurii, comunicări ale rezultatului procedurii. Toate acestea, pentru a avea calitatea de înscrisuri oficiale, trebuie semnate, datate şi înregistrate la autoritatea contractantă. Înainte însă de a deschide ofertele, fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie să completeze o declaraţie de confidenţialitate şi imparțialitate. După cum impune art. 75 alin. (1) din HG nr.925/2006: ”Comisia de evaluare şi membrii cooptaţi au obligaţia de a semna pe propria răspundere o declaraţie de confidenţialitate şi imparţialitate prin care se angajează să respecte prevederile art. 74 şi prin care confirmă că nu se află într-o situaţie care implică existenţa unui conflict de interese.” Prin Ordinul nr. 302/2011, ANRMAP a standardizat numai formatul procesului verbal al şedinţei de deschidere şi al raportului procedurii de atribuire. Deşi comisia întocmeşte şi alte înscrisuri. Până la apariţia acestui act normativ, autorităţile contractante utilizau modelele din Ordin nr. 155/2006 privind aprobarea Ghidului pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică (abrogat prin Ordinul ANRMAP nr. 80/30.04.2009). Diferenţele dintre cele două ordine au provocat o adevărată revoluţie în stilul de lucru al comisiilor de evaluare. În opinia mea, documentele instituite de Ordin 302 reflectă, întradevăr, modalitatea concretă şi corectă în care trebuie analizate ofertele, noul act fiind un instrument de lucru absolut necesar comisiei de evaluare. Nu voi prezenta, în expunerea de faţă, ceea ce se regăseşte în Ordinul nr.302/2011, doar voi interveni cu elemente suplimentare, pe care le consider necesare a fi consemnate în evaluare. În procesul verbal al şedinţei de deschidere, aşa cum ne indică art. 33 alin. (4) din HG nr.925/2006, „se consemnează modul de desfăşurare a şedinţei respective, aspectele formale constatate la deschiderea ofertelor, elementele principale ale fiecărei oferte, consemnându-se totodată lista documentelor depuse de fiecare operator economic în parte.” O primă sugestie o voi face asupra identificării si înregistrării caracteristicilor fiecărei garanţii de participare: tipul documentului, valoarea, valabilitatea (pentru scrisoarea de garanţie bancară şi poliţa de asigurare). În acest mod, comisia poate face dovada respectării condiţiilor de participare ale ofertanţilor şi, totodată, motivul unei eventuale respingeri, cauzată de neconstituirea garanţiei în cuantumul, forma şi pentru perioada de valabilitate solicitată în documentaţia de atribuire. Un alt punct ce trebuie atins în PV al şedinţei de deschidere este legat de aducerea la cunoştinţa participanţilor a denumirii tuturor operatorilor economici implicaţi, fie că sunt ofertanţi/candidaţi, ofertanţi asociaţi, subcontractanţi ori terţi susţinători. Acest lucru e util şi din perspectiva respectării noii dispoziţii inclusă în OUG nr. 34/2006: art. 69^2 alin. (2) „Autoritatea contractantă publică în SEAP denumirea şi datele de identificare ale ofertantului/candidatului/ofertantului asociat/subcontractantului/terţului susţinător, în termen de maximum 5 zile de la expirarea termenului-limită de depunere a candidaturilor/ofertelor, cu excepţia persoanelor fizice, pentru care se publică numai numele.” În acest sens, comisia trebuie să înscrie în acest PV numele tuturor ofertanţilor/ candidaţilor, a asociaţilor, subcontractanţilor, terţilor susţinători. Având numele tuturor participanţilor la procedura, va fi o bagatelă pentru autoritatea contractantă publicarea în SEAP a acestora. Atrag atenţia asupra modului de respectare a prevederii art. 69^2 alin. (2): în SEAP trebuie inclus un document doar cu numele participanţilor. În niciun caz nu se va posta procesul verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor. Aceasta este o greşeală frecvent întâlnită de la publicarea OUG nr.77/2012. Confuzia este produsă chiar de operatorul SEAP ce a creat un fişier intitulat „Procese verbale/ Declaraţii”. Dar nicăieri în legislaţie nu se impune afişarea proceselor verbale. Din contră, afişarea acestui document ar stârni discuţii inutile, presupuneri, speculaţii până la atribuirea contractului. Mai mult, afişarea oricărui proces verbal ar conduce la nerespectarea, de către membrii comisiei de evaluare, a celor declarate de aceştia înainte de deschiderea ofertei: păstrarea confidenţialităţii asupra conţinutului ofertelor, precum şi asupra oricăror alte informaţii prezentate de către candidaţi/ofertanţi. Referitor la lista documentelor depuse de fiecare operator economic, comisia trebuie să consemneze doar existenţa lor în procesul verbal de deschidere, fără a da citire informaţiilor din cadrul acestora. Este incorect a se înscrie, de exemplu, cifra de afaceri prezentată de un ofertant ori valoarea contractelor depuse pentru dovedirea experienţei similare. Dezvăluirea unor astfel de date ar conduce, din nou, la încălcarea confidenţialitatea asupra conţinutului ofertelor. Nu trebuie uitate nici documentele depuse de fiecare subcontractant ori terţ susţinător. În practică s-a constatat neconsemnarea declaraţiilor subcontractantului ori terţului susţinător, privind neîncadrarea în prevederile art.180, 181, 69.1 din OUG nr.34/2006, după caz. Aşa cum se ştie, la procedurile on line, nu se impune întocmirea unui PV al şedinţei de deschidere. Dar şi la o astfel de procedură, consider oportun a se consemna şi verifica, mai întâi, modul de constituire a garanţiei de participare. Cu atât mai mult cu cât nedepunerea la sediului autorităţii a scrisorii/ poliţei garanţiei de participare în original conduce la respingerea ofertei. A nu se uita şi menţionarea tuturor ofertanţilor, ofertanţilor asociaţi, subcontractanţilor ori terţilor susţinători. În plus faţă de procedura off line, la on line, în prima şedinţă trebuie consemnată depunerea în SEAP a ofertelor cu semnătură electronică sau nu (acesta fiind un alt motiv de respingere a ofertelor). Un alt element căruia trebuie să i se acorde o atenţie deosebită este legat de criteriul de atribuire. Ordinul nr. 302/2006 atinge, explicit, doar problema „preţului cel mai scăzut”. Însă legiuitorul, prin menţiunea „elementele principale ale ofertei şi lista documentelor depuse”, a lăsat posibilitatea consemnării şi a celorlalte componente ale criteriului de atribuire, în cazul aplicării „ofertei cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”. Asigurarea transparenţei procedurii este asigurată tocmai prin înscrierea tuturor factorilor de evaluare solicitaţi în documentaţia de atribuire şi ofertaţi de fiecare participant. Tot la secţiunea „elementele principale ale ofertei şi lista documentelor depuse” ar trebui consemnată depunerea acelor înscrisuri solicitate în Fişa de date la „Modul de prezentare a propunerii tehnice” şi „Modul de prezentare a propunerii financiare”, cum ar fi: graficul fizic şi valoric, Organizarea Lucrărilor – Formular nr. X, Metodologia pentru realizarea lucrării – Formular nr. Y; Anexa la propunerea financiară. Finalizând procesul verbal al şedinţei de deschidere, ajungem la etapa de analiză a ofertelor. Comisia studiază documentele depuse de fiecare ofertant. Unde este cazul, solicită clarificări, completări ale documentelor prezentate de aceştia pentru demonstrarea îndeplinirii criteriilor de calificare, sau pentru demonstrarea conformităţii ofertei cu cerinţele solicitate. Ordinul nr. 302/2011 nu face referire la întocmirea vreunui proces-verbal intermediar de evaluare (de altfel, chiar titlul documentului se referă doar la formularele standard ale Procesului-verbal al şedinţei de deschidere a ofertelor şi Raportului proceduri). Însă, mergând pe firul logic la HG nr.925/2006, se constată stringenţa elaborării unui PV intermediar: – comisia de evaluare are obligaţia de a stabili care sunt clarificările şi completările formale sau de confirmare, necesare pentru evaluarea fiecărei oferte, precum şi perioada de timp acordată pentru transmiterea clarificărilor; – comisia de evaluare are obligaţia să întocmească înscrisuri prin care se formalizează deciziile adoptate în cadrul procesului de evaluare. Uimitor este faptul că, în 2013, încă mai există achizitori, cu state vechi de plată în compartimentul omonim al autorităţii contractante, ce nu consemnează deciziile comisiei de evaluare în procese verbale. Mai mult, uneori, preşedintele comisiei de evaluare decide singur, fără a se consulta cu toţi membrii comisiei. Să nu uităm de precizarea HG nr. 925/2006: „orice decizie a comisiei de evaluare trebuie să întrunească votul a cel puţin 2/3 dintre membrii săi”. Restul de 1/3 dintre membri dacă au păreri diferite, îşi vor prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în acest sens o notă individuală, ce se va constitui în parte integrantă a dosarului achiziţiei. În practică se mai întâlneşte şi cazul întocmirii unui proces verbal intermediar, în care sunt înscrise doar o parte din deciziile comisiei. Exemplu: în PV s-a înscris numai „se va solicita de la ofertantul ABC SRL transmiterea certificatului contractului de lucrări”. Din modul de expunere a problemei nu rezultă dacă e vorba de o clarificare sau completare formală, dacă se solicită un document lipsă, dacă se respectul tratamentul egal în raport cu ceilalţi ofertanţi, dacă nu cumva se creează un avantaj acelui ofertant. Nu se cunoaşte nici termenul de transmitere a răspunsului (stabilirea datei limită pentru primirea răspunsului reprezintă tot o decizie a întregii comisii). Abia în adresa către ofertant, semnată de preşedintele comisiei, se regăsesc detaliile de mai sus, ceea ce poate fi interpretată ca hotărâre a unei singure persoane. Concluzionând, orice decizie referitoare la evaluarea ofertelor se ia prin consultarea tuturor membrilor comisiei şi se consemnează într-un înscris, proces verbal, minută a şedinţei. Bineînţeles că acest document este semnat de toţi membrii echipei. Continuarea in numărul următor

]]>

Posted on

Conferinta Anuala de Achizitii Publice din Romania 2013

Riscurile in sistemul achizitiilor publice – Identificarea masurilor de control al riscurilor si conflictului de interese in sistemul achizitiilor publice”. Din partea SCPA Ceparu si Irimia, partener in organizarea evenimentului, vor participa in calitate de lectori Av. Asociat Adrian CEPARU si Av. Asociat Florin IRIMIA. Va asteptam! [caption id="attachment_1850" align="alignnone" width="508"]Program Conferinta Achizitii publice 2013 Program Conferinta Achizitii publice 2013[/caption]]]>

Posted on

Totul despre supraveghetorii sistemului de achizitii publice

Dr. ec. Corneliu BURADA Aderarea României la Uniunea Europeană a presupus regândirea şi adaptarea întregului sistem național de achiziții publice la noile condiţii impuse de statutul său de stat-membru. Reforma sistemului de achiziţii publice, realizată încă din perioada de preaderare a presupus punerea pe noi baze a cadrului instituțional şi a celui legislativ. Astfel ecuaţiile de bază care trebuie să fie rezolvate, urmează să pună în evidenţă şi soluţiile optime pentru angajarea şi cheltuirea banului public. Dacă despre cadrul legal se vorbeşte şi se comentează permanent, am constat cu surprindere că despre cadrul instituţional încă mai sunt necunoscute, iar actorii principali ai unei proceduri de achiziţie publică, autorităţile contractante şi operatorii economici-ofertanţi, încă mai au probleme în a şti rolul fiecărei instituţii care supraveghează Sistemul Achiziţiilor Publice, cum să se adreseze acestora, când şi ce să ceară de la ele. Pentru că m-am referit la cele două ecuaţii de bază care, în opinia mea, trebuie să-şi găsească rezolvarea într-un proces de achiziţie publică, şi anume: EFORT = EFECT şi TRANSPARENŢĂ = EFICIENŢĂ ar fi important de ştiut cum acţionază cadrul instituţional în realizarea echilibrului generat de acestea şi la ce trebuie să se aştepte flecare actor implicat într-o procedură de achiziţie publică de la acestea. Odată adoptat cadrul legal care reglementează achiziţiile publice din România, armonizat cu Directivele Europene, au fost puse bazele unui nou cadru instituţional, care să vegheze la modul de aplicare a prevederilor legale în acest domeniu şi în general să supravegheze întregul Sistem al Achiziţiilor Publice. Aşa au apărut noi instituţii care să guverneze achiziţiile publice, pe lângă cele existente cu atribuţii în controlul gestionării fondurilor publice.

I. Au fost înfiinţate astfel instituţiile specifice Sistemului de Achiziţii Publice din ţara noastră: ♦ Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice ( A.N.R.M.A.P.); ♦ Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice (U.C.V.A.P.); ♦ Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor ( C.N.S.C.]; ♦ Sistemul Electronic de Achiziţii Publice ( S.E.A.P.). Aş dori să prezint succint, în cele ce urmează, atribuţiile şi funcţiile acestor instituţii pentru a se înţelege mai bine întregul mecanism. Asfel: A. Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice ( A.N.R.M.A.P.) • Are ca rol fundamental formularea la nivel de concepţie, promovarea şi implementarea politicii în domeniul achiziţiilor publice; • Are următoarele atribuţii principale: – asigurarea unui cadru legal coerent şi armonizat cu acquis-ul comunitar în domeniul achiziţiilor publice; – îndeplinirea obligaţiilor corelative derivate din aplicarea prevederilor directivelor Uniunii Europene; – asigurarea unui canal de comunicare permanent cu structurile din cadrul Comisiei Europene, cu instituţiile publice corespunzătoare din statele membre ale Uniunii Europene şi cu organismele de interes public naţional; – dezvoltarea capacităţii de implementare la nivelul autorităţilor contractante. – asigurarea unui cadru corespunzător de aplicare conformă a legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice; • Îndeplineşte următoarele funcţii: – de elaborare a strategiei în domeniul achiziţiilor publice, în conformitate cu cerinţele acquis-ului comunitar; – de reglementare a procedurilor pentru atribuirea contractelor de achiziţie publică; – de monitorizare, analiză, evaluare şi supraveghere a modului de atribuire a contractelor de achiziţie publică; – de reprezentare a României în cadrul comitetelor consultative, grupurilor de lucru şi al reţelelor de comunicare, organizate de Comisia Europeană; – de consiliere metodologică a autorităţilor contractante în procesul de atribuire a contractelor de achiziţie publică, cu rol de suport în aplicarea corectă a legislaţiei în acest domeniu; – de iniţiere, organizare şi susţinere, prin personalul propriu, a cursurilor de perfecţionare şi instruire a personalului autorităţilor şi instituţiilor publice care aplică dispoziţiile legale referitoare la achiziţii publice. Aşadar, această instituţie reprezintă motorul în reglementarea, supravegherea şi monitorizarea întregului sistem al achiziţiilor publice. Este instituţia de la care orice actor participant la o procedură de achiziţie publică poate primi puncte de vedere oficiale cu privire la aplicarea prevederilor legale în materia achiziţiilor publice, dar în acelaşi timp şi instituţia care controlează şi sancţionează încălcările, monitorizează şi analizează întregul sistem al achiziţiilor publice. B. Unitatea pentru Coordonarea şi Verificarea Achiziţiilor Publice (U.C.V.A.P.) – realizează efectiv un control ex-ante, verificând prin observatorii desemnaţi etapele procesului de achiziţie publică, după publicarea anunţului de participare de către autoritatea contractantă, până la atribuirea şi semnarea contractului – emite note intermediare şi avize consultative în situaţia în care constată neconcordanţe în aplicarea legislaţiei în domeniul achiziţiilor publice, pe care le înaintează A.N.R.M.A.P., organului ierarhic superior al autorităţii contractante, iar în cazul proiectelor cu finanţare din fonduri europene şi autorităţii de management competentă, în vederea intrării în legalitate. Este instituţia care veghează la respectarea legalităţii în timpul desfăşurării procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, sesizând autorităţilor contractante orice neconcordanţe care pot conduce la încălcarea principiilor care guvernează achiziţiile publice, responsabilitatea privind luarea măsurilor ce se impun pentru K intrarea în legalitate revenind autorităţii contractante. C. Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor ( C.N.S.C.) – soluţionează contestaţiile formulate în cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, înainte de încheierea contractelor. Este un organism administrativ-jurisdicţional care soluţionează contestaţiile primite fară a percepe taxe de timbru, dând soluţii de remediere a încălcărilor constatate pe parcursul derulării unei proceduri de achiziţie publică, de la întocmirea unor documente, modificarea criteriilor de calificare, anularea unor documente întocmite în timpul procedurii, reluarea unor etape procedurale şi până la anularea procedurii. D. Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (S.E.A.P.) ■ Este definit de legea de bază privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii – Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului Nr. 34/2006, ca fiind un sistem informatic de utilitate publică, accesibil prin internet la o adresă dedicată, utilizat în scopul aplicării prin mijloace electronice a procedurilor de atribuire. ■ Operatorul SEAP este Centrul Naţional de Management pentru Societatea Informaţională din cadrul Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale care asigură suportul tehnic pentru: – publicarea anunţurilor postate de autorităţile contractante; – transmiterea către Jurnalul Oficial al Uniunii Europene a anunţurilor prevăzute de lege; – utilizarea de către autorităţile contractante a licitaţiei electronice ca etapă finală a licitaţiilor deschise, a licitaţiilor restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de publicitate sau a cererii de ofertă; – achiziţii directe prin intermediul catalogului electronic. ■ Furnizează, de asemenea, informaţii privind sistemul naţional de achiziţii publice către A.N.R.M.A.P., în vederea realizării de analize, sinteze şi raportări.

II. În afara acestor instituţii specifice cadrului instituţional al Sistemului de Achiziţii Publice, la utilizarea eficientă a fondurilor publice contribuie în egală măsură, instituţiile consacrate în auditul şi managementul acestora. Aici se cuvine să menţionăm: • Curtea de Conturi a României – prin Autoritatea de Audit; • Autorităţile de Management. Prezentând aceste instituţii se cuvine să menţionăm următoarele: A. Autoritatea de Audit: – realizează auditul extern pentru fondurile nerambursabile de preaderare acordate României de Uniunea Europeană prin programele PHARE, ISPA ŞI SAPARD, pentru fondurile structurale şi de coeziune, pentru Fondul European de Garantare în Agricultură, pentru Fondul European pentru Agricultură şi Dezvoltarare Rurală, pentru Fondul European pentru Pescuit şi pentru alte fonduri acordate în perioada postaderare. – de asemenea exercită audit public extern şi asupra altor categorii de fonduri. – activitatea Autorităţii de Audit se realizează postfactum, după încheierea contractului de achiziţie publică, în perioada derulării contractului. B. Autorităţile de Management: – sunt instituţii cu rol în managementul contractelor de împrumut cu fonduri europene nerambursabile. – veghează la respectarea întocmai a prevederilor contractelor de împrumut, realizarea obiectului pentru care s-au primit fondurile nerambursabile, realizarea achiziţiilor publice în conformitate cu obiectul contractului de împrumut nerambursabil. Activitatea acestor instituţii este menită să constate derapajele care se produc în cheltuirea efectivă a banilor publici, indiferent dacă aceştia sunt de la bugetul public naţional sau din fonduri europene. Acolo unde se constată că au fost încălcate prevederile legale se aduc corecţii cu privire la finaţare, se stabilesc pagube şi eventualii vinovaţi.

Acţiunile conjugate ale tuturor instituţiilor care asigură supravegherea achiziţiilor publice sunt orientate spre a opri angajarea şi cheltuirea ineficientă a banului public, pe diferitele segmente ale parcursului unei asemenea activităţi, începând de la faza de întocmire a documentaţiei de atribuire, continuând cu desfăşurarea procedurii de atribuire a contractului de achiziţie publică şi terminând cu derularea contractului, funcţie de atribuţiile şi competenţele fiecăreia. Este bine de ştiut că perioada de regres economic prin care trece astăzi România, datorat şi unui complex de factori care acţionează atât în plan european dar şi la nivel mondial, trebuie să conducă la conştientizarea autorităţilor contractante spre utilizarea cu cât mai multă chibzuinţă a fondurilor publice, pentru că acestea constituie singura sursă sigură de satisfacere a nevoilor publice şi de ce nu, şi de relansare a unor ramuri din economia naţională. Instituţiile angajate în supravegherea achiziţilor publice nu vor face nici un rabat de la a constata şi sancţiona orice încălcare în materie, orice tendinţă de a nesocoti principiul utilizării eficiente a fondurilor publice, conştiente fiind că stoparea acestor tendinţe trebuie să conducă spre o cale de normalizare în achiziţiile publice, destul de controversate, care să alunge suspiciunea de corupţie în administraţia publică, greu de suportat, ca emblemă, în contactele cu oficialii europeni şi chiar din alte state ale lumii.

]]>