Achizițiile publice online și utilizarea mijloacelor electronice în Strategia națională privind achizițiile publice (II)

La punctul G al Strategiei intitulat “Sporirea capacității autorităților contractante în utilizarea procedurilor on-line” s-a prevăzut că un nou sistem electronic destinat achiziţiilor electronice (SICAP) va fi lansat cu scopul de a facilita activitatea autorităților contractate în procesul organizării și funcționării achizițiilor publice și în egală măsură accesul și participarea operatorilor economici la aceste proceduri prin adoptarea în primul rând a unor modalități accesibile de aplicare și o abordare mai ușoară și funcțiuni ale sistemului explicative/intuitive.

În sensul ducerii la bun sfârșit a celor propuse s-a lansat Proiectul SICAP care are ca scop, printre altele, creșterea ușurinței în utilizare, atât pentru companii și autoritățile contractante, prin creșterea flexibilității și modularităţii, prin implementarea de filtre de căutare sensibile (definite de utilizatori), prin implementarea de notificări automate și prin crearea de posibilități de căutare avansată și de raportare a informațiilor publice. În special noul sistem SICAP va urmări punerea în aplicare a tuturor recomandărilor descrise în documentul Comisiei Europene intitulat Golden Book on Eprocurement și se va asigura că nu există bariere de ordin financiar sau tehnic care să limiteze accesul companiilor străine la piața românească de achiziţii.

Ca orice alt sistem informatic, acesta poate fi util doar dacă se acordă o atenție deosebită (...) operaționalizării sistemului pentru a permite extragerea de date relevante și de indicatori cheie de performanță, pentru a putea monitoriza sistemul de achiziţii şi semnala orice comportament neconform neadecvat.

Viitorul SICAP este conceput într-un mod în care permite o tranziție lină in viitor la achiziţii publice realizate integral on-line (de la publicarea electronică a anunțurilor de participare,depunerea online a ofertelor şi atribuirea efectivă a contractului). SICAP va avea posibilitatea de a adăuga noi module funcţionale, cum ar fi de deschiderea electronică a ofertelor, facturarea electronică și plata.

[memberonly]

Deși Strategia a fost concepută și pentru a clarifica anumite aspecte care vor fi introduse în noua legislație, considerăm că Sinteza măsurilor propuse, instituțiile responsabile, termene de finalizare și impact preconizat au fost stabilite ținându-se cont doar de urgența cu care trebuie introduse acestea și nu de considerentele de ordin tehnic și organizatoric. Astfel, s-au stabilit ca termene:

• Punerea în funcţiune a unei platforme electronice – Termen: Decembrie 2015

• Manuale şi ghiduri accesibile și ușor de folosit, atât pentru autoritățile contractante, cât și pentru operatorii economici – Termen: Decembrie 2015

• Instruirea personalului pentru utilizarea sistemului SICAP (la nivelul CA) și instruirea personalului implicat în întreținerea sistemului (la nivel de AADR) – Termen: Martie 2016

• Îmbunătăţirea SICAP prin renunţarea la completarea (la momentul înregistrării în sistem) unor informații specifice României (cum ar fi un număr de telefon românesc, cont bancar românesc etc.). Accesul la documentele de licitație trebuie să fie simplificat prin punerea la dispoziţia companiilor a unei legături electronice directe ( link) la semnătura electronică care să permită o deschidere rapidă a documentației de atribuire. Termen: Nespecificat

• Asigurarea unui acces mai intuitiv pentru utilizatori la documentaţii sau anunţuri (să nu mai fie necesară reintroducerea codului Captcha ori de câte ori accesezi o informaţie). Termen: Nespecificat

• Punerea în aplicare a tuturor recomandărilor din documentul Comisiei Europe intitulat Golden Book on E-procurement. Termen: Nespecificat

• Stabilirea de controale, pentru a evita orice posibilă fraudă. Termen: Nespecificat

• Planificarea tranziției la trecerea integrală la procedurile de achiziţii online (e-procurement). Termen: Decembrie 2016

La Capitolul 5 – au fost descrise Funcţiile de monitorizare şi supervizare ale sistemului de achiziţii publice din România. Fiind subliniate principalele deficiențe care reduc capacitatea sistemului de achiziţii publice de a monitoriza eficient cadrul de derulare a achizițiilor publice şi de a reglementa într-o manieră eficace activitatea economică și răspunsul pieței:

1. Funcția de monitorizare actuală presupune furnizarea de seturi de date statistice, cum ar fi numărul de anunțuri de participare, tipurile de proceduri sau autorități contractante etc., elemente care nu permit o descriere coerentă a pieței de achiziţii 139 publice, ci exprimă doar o dimensiune a acesteia. Instituțiile implicate se axează strict pe resursele și pe indicatorii de activitate proprii. Deși unii indicatori sunt calculați pe baza datelor preluate din SEAP, aceștia nu sunt procesaţi în mod eficient. Se raportează statistici, în mare parte privind tipul de proceduri utilizate, fără ca acestea să fie analizate astfel încât să susţină formularea de politici în domeniu. Aceasta denotă un grad de maturitate scăzut al practicilor actuale de monitorizare - axat pe activitate și nu pe performanță.

2. Astfel, funcția de monitorizare nu a atins un grad de dezvoltare optim raportat la o monitorizare economică eficace (cunoașterea pieței), a neregulilor în comportamentul autorităților contractante și a atingerii obiectivelor politicii de achiziţie publică. Se impune implementarea unor indicatori cheie de performanţă și a unor valori adecvate de referință în domeniul achizițiilor publice la nivel național. Provocarea implementării indicatorilor cheie de performanţă constă în acceptarea de comun acord a acestora de către toate părțile cu responsabilități la nivelul sistemului național al achizițiilor, astfel încât să nu cuprindă interpretări și puncte de vedere divergente.

• În prezent, SEAP nu conține suficiente câmpuri de date care să permită introducerea tuturor informațiilor cheie necesar a fi utilizate de către instituțiile implicate, în scopul de a corela și a analiza dimensiunea și calitatea competiției. De exemplu, pe baza datelor din SEAP nu se pot realiza statistici complete şi nici extrage indicatori specifici privind participarea operatorilor economici atât din România, cât și din afara țării în cadrul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziție publică. Din cauza lipsei de integrare a informațiilor de-a lungul procesului de achiziții, este dificil de evaluat influența reală a diferiților factori asupra gradului de concurență și de monitorizat procesul de achiziţie în întregimea sa. Acest lucru se datorează, de asemenea, funcției deficitare de monitorizare de la nivelul întregului sistem de achiziții publice.

Mai mult, au fost subliniate o serie de probleme identificate în sistemul național de achiziții, din care sunt de reținut cele de la Etapa: 4. Publicarea Planului anual de achiziții publice (APPP) sau publicarea unei înștiințări de informare prealabile.

Probleme: Absența previzibilității sau absența posibilității de anticipare pentru operatorii economici a proiectelor majore care urmează să fie lansate în cursul anului de către autoritățile contractante, pentru a-și concentra eforturile asupra acelor proiecte de interes. Aceasta problemă reprezintă o încălcare flagrantă a principiilor privind transparența din cadrul administrației publice, iar ca soluții se consideră suficient că Autoritatea contractantă va fi obligată să publice anumite informații despre APPP, în SEAP (format electronic), pentru proiectele majore.

O altă soluţie ar fi ca autoritatea contractantă să fie obligată să trimită pentru publicare o înștiințare de informare prealabilă, atunci când:

• valoarea estimată totală a contractelor de atribuit în următoarele 12 luni pentru achiziția de produse de la același grup CPV este mai mare sau egală cu echivalentul în RON al sumei de 750.000 euro;

• valoarea estimată totală a contractelor de atribuit în următoarele 12 luni pentru achiziția de servicii care sunt în aceeași categorie din punctul de vedere al modului de grupare a Anexei 2A este mai mare sau egală cu echivalentul în RON al sumei de 750.000 euro;

• valoarea estimată a contractelor de lucrări de atribuit în următoarele 12 luni este mai mare sau egală cu echivalentul în RON al sumei de 5.186.000 euro.

In concluzie, autorii strategiei atunci când folosesc termenul de mijloce electronice au în vedere, pe de-o parte utilizarea acestor mijloace în procesul de achiziție publice și, pe de altă parte, utilizarea lor ca modalitate de control și prevenire a fraudelor în acest domeniu. Este de dorit pentru orice strategie adoptată să se respecte elementele principale iar termenele fixate să reprezinte prioritatea zero a acesteia. Pentru ca toate acestea să fie prosibile este nevoie de o echipă de experți care să aibă ca principală atribuție implementarea și urmărirea Strategiei, precum și implicarea directă a autorităților contractante materializată în rezultate măsurabile și feedback periodic.