Cele mai bune practici in achizitiile publice

Avocat Florin IRIMIA

“Serviciul de achizitii publice” al Statului francez a publicat recent o fisa sintetica care cuprinde un numar de 7 principii  de baza ce trebuie respectate de autoritatiile contractante pentru realizarea unor achizitii publice eficiente. Desi enuntate de catre o institutie publica franceza, aceste reguli sunt universal valabile iar evocarea lor este utila si pentru autoritatile contractante din Romania.

Regula nr. 1- Negocierea ofertelor

De fiecare data cand legislatia achizitiilor publice permite, procedurile in care este posibila negocierea ofertelor (dialogul competitiv, concursul de solutii, negocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare) trebuie privilegiate in raport cu procedurile in care ofertele raman ferme (licitatia deschisa, licitatia restransa, cererea de oferte).

Avantajul negocierii ofertelor consta in oportunitatea imbunatatirii conditiilor propuse initial de operatorii economici din punct de vedere economic (pret de baza, conditii de plata), tehnic (caracteristici tehnice superioare), logistic (termene de realizare, stocuri), social, etc.

Negocierea trebuie sa se deruleze cu respectarea principiului egalitatii de tratament, al transparentei si al trasabilitatii deciziilor adoptate de autoritatea contractanta.

Regula nr. 2- Alegerea celei mai bune ponderi a factorilor de evaluare

Avand in vedere ca factorii de evaluare trebuie adaptati la obiectul achizitiei publice, acestia pot varia considerabil de la o procedura la alta. Totusi, trei tipuri sunt intalnite cel mai des:

–         nivelul calitativ;

–         costul total;

–         dezvoltarea durabila.

Ponderea acestora este determinanta in alegerea celei mai bune oferte din punct de vedere al raportului pret/calitate. Din pacate, de multe ori, autoritatea contractanta scade in mod exagerat ponderea criteriilor financiare in raport cu exigentele calitative, exigente care ar trebui sa se regaseasca in caietul de sarcini iar nu in factorii de evaluare. Prin urmare, in vederea selectarii ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, ponderea pretului in factorii de evaluare trebuie sa fie cat mai importanta.

Regula nr. 3- Exprimarea clara a nevoii autoritatii contractante

Reusita unei achizitii publice incepe de la definirea clara si precisa a necesitatilor autoritatii publice.

In acest sens, schimbul de informatii intre operatorii economici si autoritatea contractanta, realizat inainte de demararea procedurii de atribuire, ajuta la intocmirea unui caiet de sarcini care sa exprime corect si complet exigentele cumparatorului. Explicatia acestui rezultat pozitiv consta in faptul ca operatorul economic, considerat expert in domeniul sau de activitate, este cel mai in masura sa defineasca cu precizie caracteristicile tehnice al obiectului achizitiei.

In Romania, interpretarea necorespunzatoare a schimbului de informatii prealabil, in sensul unei “intelegeri” intre autoritatea contractanta si operatorul economic, reduce considerabil sansele de aplicare a acestei bune practici. Consecinta negativa a reticentei fata de colaborarea prealabila este vizibila si consta in definirea necorespunzatoare a nevoilor autoritatii contractante si, implicit, la realizarea unor achizitii ineficiente.

Regula nr. 4- Adaptarea duratei contractelor de achizitie publica

Durata contractului  exercita un impact direct asupra rentabilitatii operatorului economic care trebuie sa investeasca pentru toata perioada de derulare a contractului (in privinta resurselor umane si a materialelor), fapt care va influenta nemijlocit oferta de pret. Din acest motiv, este necesara definirea duratei contractuale in functie de investitiile specifice obiectului contractului. Astfel, in cazul in care investitiile sunt considerabile, durata trebuie sa permita operatorului economic sa-si amortizeze costurile. In acelasi timp, constrangerea generata de factorul timp, il va obliga sa performeze si sa fie eficient.

In schimb, in domeniile in care tarifele practicate in piata sunt incerte, se impune stabilirea unor durate contractuale inferioare.

Regula nr. 5- Stimularea concurentei

Orice achizitie publica, indiferent de procedura de atribuire a contractului, trebuie sa se realizeze numai in conditiile in care concurenta intre potentialii contractanti s-a putut exprima liber.

Chiar si in situatia unei achizitii directe, abesnta unei proceduri de atribuire nu trebuie sa conduca la lipsa adoptarii unei atitudini concurentiale. Astfel, autoritatea contractanta va realiza o analiza a ofertelor practicate de operatorii economici in domeniul specific obiectului achizitiei. Cu cat numarul ofertelor solicitate pentru analiza va fi mai mare, cu atat vor creste sansele realizarii unei achizitii eficiente. Autoritatea publica trebuie sa-i cunoasca pe cei mai buni operatori economici care activeaza intr-un anumit domeniu si, in acelasi timp, sa incerce sa atraga noi ofertanti, facand cunoscute cat mai bine si din timp nevoile sale.

Regula nr. 6- Evaluarea indeplinirii contractului de achizitie publica

Avand in vedere sursa fondurilor necesare achizitiilor publice (banii contribuabililor), autoritatea contractanta trebuie sa controleze temeinic executarea contractului si indeplinirea obligatiilor asumate de catre contractant.

Orice deficienta in acest control va profita operatorului economic, in sensul ca autoritatea publica va fi nevoita sa accepte propuneri defavorabile de modificare a conditiilor initiale de executie a contractului. Astfel, pierderea controlului va crea o dependenta fata de operatorul economic care nu va avea nicio dificultate in a impune preturi superioare in cazul unor eventuale negocieri ulterioare (in caz de achizitionare a unor cantitati suplimentare, spre exemplu).

Pentru a preveni astfel de situatii, este util ca autoritatea contractanta sa precizeze in caietul de sarcini anumite criterii de performanta, insotite de penalitati corespunzatoare in caz de neindeplinire.

Regula nr. 7- Privilegierea preturilor ferme

Este recomandat autoritatilor contractante sa impuna, pe cat posibil, preturi ferme, ori de cate ori operatorul economic nu este expus la variatii economice importante in domeniul sau pe perioada derularii contractului.

Prin exceptie, doar in situatiile in care preturile care au stat la baza intocmirii ofertei sunt influentate puternic de fluctuatiile mondiale ale anumitor indicatori (curs valutar, pretul petrolului, etc.), este posibila stabilirea unui clauze de revizuire a pretului ofertei.

Desi avem convingerea ca aceste bune practici sunt cunoscute de catre toti cei implicati atat in procedurile de atribuire cat si in derularea contractelor de achizitie publica, autoritatile contractante din Romania mai au inca progrese de realizat in ceea ce priveste aplicarea lor.

]]>