Month: October 2013

Ec. Ecaterina Milica DOBROTĂ

După publicarea anunţului/ invitaţiei de participare, operatorii economici interesaţi analizează întreaga documentaţie de atribuire, punându-şi o serie de întrebări asupra modului de întocmire a ofertei.

Nu de puține ori aceştia constată inadvertențe în fişa de date, în caietul de sarcini, necorelări între informaţii, lipsa unor date ce nu permit elaborarea corectă a propunerilor tehnice şi financiare.

La întrebările adresate de către operatori, autoritatea are obligația, conform art.78 din OUG nr.34/2006, “(2) de a răspunde, în mod clar, complet şi fără ambiguităţi, cât mai repede posibil, la orice clarificare solicitată, într-o perioadă care nu trebuie să depăşească, de regulă, 3 zile lucrătoare de la primirea unei astfel de solicitări din partea operatorului economic.”

De asemenea, “autoritatea contractantă are obligaţia de a transmite răspunsurile – însoţite de întrebările aferente – către toţi operatorii economici care au obţinut, în condiţiile prezentei ordonanţe de urgenţă, documentaţia de atribuire, luând măsuri pentru a nu dezvălui identitatea celui care a solicitat clarificările respective.”

În practică s-au întâlnit diverse cazuri ce au necesitat lămuriri, completări ori modificări ale documentaţiei de atribuire:

– referitor contract de servicii publicitate proiect:  în caietul de sarcini la pag. 8 se solicitau 13 spoturi publicitare, iar la pag. 12 se prezenta timpul de derularea a celor 9 spoturi; un operator a solicitat clarificarea numărului corect: 9 sau 13?;

– referitor contract de construcţie un sediu de instituţie: prin caietul de sarcini se solicita şi realizarea unei încăperi pentru centrala telefonică, dar proiecul tehnic nu conţinea nicio cotă, nicio cantitate de materiale alocată; autoritatea constată că în caietul de sarcini s-a înscris eronat (?) acea cameră, instituţia neavând nevoie de o încăpere specială pentru centrala telefonică;

– în clauzele contractuale se acorda un termen de finalizare a lucrării de 7 luni, iar în fişa de date durata era de 5 luni; un operator a solicitat corelarea informațiilor;

– prin caietul de sarcini se solicita realizarea unei cărţi – album, fără a se specifica numărul de pagini, carateristicile hârtiei ce va fi utilizată; printr-un răspuns la o solicitare de clarificări, autoritatea furnizează aceste date, impunând, în plus, realizarea unui număr de 30 fotografii;

– la un contract de servicii, în urma contestării fişei de date, autoritatea decide, în ziua următoare, drept măsură de remediere, includerea unei noi cerințe de calificare: solicitarea unui expert IT;

– în formularul privind lista de materiale, numărul de uşi era mai mic decât numărul de încăperi; un operator a solicitat clarificarea cantităţilor reale iar autoritatea a mărit cantitatea de uşi;

– în urma vizitării amplasamentului viitoarei construcții se constată că pânza freatică e la o cotă diferită de cea din studiul geodezic, autoritatea fiind nevoită să modifice lucrările, implicit cantităţile de materiale, orele de manoperă;

– la un contract de lucrări, autoritatea s-a autosesizat asupra documentaţiei incomplete şi a postat în SEAP noi planşe aferente instalaţiei ce trebuia proiectată.

Dintre solicitările de mai sus, unele au necesitat lămuriri din partea unor specialişti în domeniu, implicit un termen de răspuns mai mare de 3 zile.

Dar toate situaţiile au impus publicarea în SEAP a clarificărilor aferente şi, după caz, a unor  erate.

După apariţia unor modificări ale documentaţiei, în mod frecvent operatorii ridică următoarea întrebare: mai este timp suficient de elaborare a unei oferte competiţionale?

Din punct de vedere legislativ, aceasta s-ar transpune într-o altă întrebare: Se mai respectă art. 71 din OUG nr. 34/2006?

Să ne reamintim că articolul instituie modul de calcul al numărului de zile necesar întocmirii unei oferte/candidaturi: „Fără a afecta aplicabilitatea prevederilor prezentei ordonanţe de urgenţă referitoare la perioadele minime care trebuie asigurate între, pe de o parte, data transmiterii spre publicare a anunţurilor de participare sau data transmiterii invitaţiilor de participare şi, pe de altă parte, data limită pentru depunerea ofertelor/candidaturilor, autoritatea contractantă are obligaţia de a stabili perioada respectivă în funcţie de complexitatea contractului şi/sau de cerinţele specifice, astfel încât operatorii economici interesaţi să beneficieze de un interval de timp adecvat şi suficient pentru elaborarea ofertelor şi pentru pregătirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentaţia de atribuire.”

De exemplu, la o cerere de oferte, cu termen de depunere de 10 zile, dacă răspunsul referitor la cantitățile de materiale survine în a cincea zi de la publicarea documentației, operatorul mai are la dispoziție doar 5 zile pentru întocmirea propunerii tehnice şi financiare.

Astfel, se observă că, abia din momentul furnizării tuturor informațiilor, este posibilă întocmirea unei oferte competitive, corecte şi complete.

Până în decembrie 2012, ordonanţa nu conţinea nicio referire la prelungirea termenului de întocmire a ofertei. Drept pentru care, unele autorităţi contractante nu considerau a fi necesară acordatea unui timp suplimentar. Consecinţele s-au “materializat” în contestaţii şi uneori, mai grav, în corecţii financiare, la procedurile finanţate din fonduri europene.

De aceea, prin OUG nr.77/2012 s-a modificat art. 72 din OUG nr.34/2006:

“Autoritatea contractantă prelungeşte perioada pentru elaborarea ofertelor în cazul în care:

a) acestea nu pot fi elaborate decât după vizitarea amplasamentelor sau după consultarea la faţa locului a unor documente-anexă la caietul de sarcini;

b) autoritatea contractantă nu are posibilitatea de a transmite documentaţia de atribuire sau răspunsul la solicitarea de clarificări în termenele-limită stabilite de prezenta ordonanţă de urgenţă, deşi a primit în timp util o solicitare în acest sens;

 c) perioada de timp stabilită potrivit art. 71 nu este suficientă pentru elaborarea ofertelor şi/sau pentru pregătirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentaţia de atribuire.

(2) În oricare din situaţiile de la alin. (1), data-limită de depunere a ofertelor se decalează, prin publicarea unei erate, cu o perioadă suficientă, astfel încât orice operator economic interesat să dispună de un timp rezonabil necesar pentru obţinerea informaţiilor complete şi relevante pentru elaborarea ofertei.”

În practică, referitor la clarificările aduse documentaţiei de atribuire, se constată producerea a două greşeli frecvente:

– modificarea cerinţelor de calificare/selecţie sau a oricăror informaţii referitoare la elaborarea ofertei, incluse în anunţul/invitaţia de participare, se aduce la cunoştinţa publicului doar prin postarea unui document în SEAP, la secţiunea “Documentaţie, clarificări, decizii” aferentă procedurii respective;

– nedecalarea termenului de depunere a ofertei, deşi documentaţia a fost modificată după publicarea în SEAP;

– decalarea termenului de depunere a ofertei fără publicarea unei erate ci doar a unei informaţii la secţiunea la secţiunea “Documentaţie, clarificări, decizii” aferentă procedurii respective.

Aşa cum am amintit anterior, neschimbarea datei de depunere a ofertei, pentru situaţiile expuse, se sancţionează cu aplicarea unei corecţii financiare.

În scopul evitării repetării unor greşeli similare, Ministerul Fondurilor Europene a emis Ordinul 543/2013 pentru aprobarea Ghidului privind principalele riscuri identificate în domeniul achiziţiilor publice şi recomandările Comisiei Europene ce trebuie urmate de autorităţile de management/ organismele intermediare în procesul de verificare a procedurilor de achiziţii publice din 04.06.2013.

În acest sens, în document sunt enunţate ca riscuri:

“6. Modificarea anunţului de participare prin clarificări, şi nu prin publicarea unei erate

Note generale

• Modificarea pe parcursul procedurii a oricăruia/oricăreia dintre elementele/informaţiile obligatorii ale anunţului de participare trebuie publicată sub formă de erată atât în SEAP, cât şi (în funcţie de valoarea contractului) la nivel european, în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

• Modificările aduse informaţiilor cuprinse în anunţul de participare trebuie publicate pe bază de erată, şi nu de clarificări, deoarece pentru asigurarea principiului transparenţei este necesar ca modificările intervenite să fie aduse la cunoştinţa tuturor operatorilor economici.

• Modificarea/Completarea criteriilor de calificare şi selecţie, în condiţiile prevăzute de Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 337/2006, cu modificările şi completările ulterioare, se face obligatoriu prin publicarea unei erate şi cu prelungirea perioadei necesare elaborării candidaturilor/ofertelor.

• Prelungirea termenului de depunere a candidaturilor/ ofertelor trebuie, de asemenea, publicată prin erată în SEAP (şi în funcţie de valoarea contractului, la nivel european), întrucât este vorba de modificarea unei informaţii obligatorii a anunţului iniţial.

Greşeli frecvente care trebuie evitate:

– publicarea în mod eronat a unei clarificări în loc de erată, motivat de faptul că modificarea criteriilor de calificare a vizat relaxarea cerinţelor impuse iniţial;

– modificarea unor informaţii din anunţul de participare care au impact asupra modului de elaborare a ofertelor, fără publicarea unei erate care să vizeze prelungirea termenului de depunere a ofertelor, astfel încât să existe un timp suficient inclusiv pentru adaptarea ofertelor la noile condiţii.

7. Respingerea solicitării de modificare a datei-limită de depunere a ofertelor, la cererea ofertanţilor

Note generale

• Atunci când stabileşte perioada necesară elaborării ofertelor, autoritatea contractantă trebuie să ţină cont de complexitatea contractului, de cerinţele specifice, astfel încât operatorii economici să beneficieze de un interval de timp adecvat şi suficient pentru elaborarea ofertelor şi pentru pregătirea documentelor de calificare solicitate.

• Autoritatea contractantă are obligaţia de a prelungi perioada pentru elaborarea ofertelor atunci când:

– acestea nu pot fi elaborate decât după vizitarea amplasamentelor sau după consultarea la faţa locului a unor documente anexă la caietul de sarcini;

– autoritatea contractantă nu are posibilitatea de a transmite documentaţia de atribuire sau răspunsul la solicitarea de clarificări în termenele-limită stabilite;

– perioada de timp stabilită nu este suficientă pentru elaborarea ofertelor şi/sau pregătirea documentelor de calificare care sunt solicitate prin documentaţia de atribuire, existând solicitări întemeiate/justificate primite din partea operatorilor economici de decalare a datei-limită de depunere a ofertelor.

Greşeli frecvente care trebuie evitate:

– stabilirea termenului minim prevăzut de legislaţia în domeniul achiziţiilor publice pentru elaborarea ofertelor, spre exemplu de 24 de zile, din care o perioadă semnificativă este acoperită de sărbători legale şi, deşi au existat solicitări din partea operatorilor economici de decalare a datei-limită de depunerea ofertelor şi a celei de deschidere, autoritatea contractantă nu le-a dat curs.”

Astfel, acordarea unui răspuns la o solicitare de clarificări trebuie analizată atât din punct de vederea a modificărilor asupra documentaţiei cât şi asupra modului şi timpului necesar de elaborarea a ofertei.