Ec. Ecaterina Milica DOBROTĂ
În numărul anterior al Revistei de Achiziţii Publice am detaliat procesul verbal al şedinţei de deschidere, procesul verbal de evaluare şi solicitările de clarificări.
Voi continua cu prezentarea elementelor de interes ale notei justificative de prelungire a perioadei de evaluare, raportului procedurii şi adresei de comunicare a rezultatului procedurii.
Analizarea ofertelor fiind o acţiune destul de anevoioasă, necesitând timp şi de multe ori acumularea de informaţii noi de către membrii comisiei, devine indispensabilă extinderea intervalului de evaluare.
Studiind documentele depuse, comisia întâmpină dificultăţi ce nu se puteau anticipa la momentul iniţierii procedurii, având nevoie de cunoştinţe tehnice suplimentare, de experţi pentru a se pronunţa asupra propunerilor depuse. Implicit are nevoie de timp suplimentar.
Dacă procedura are şi fază finală electronică, se vor mai adăuga evaluării cel puţin încă 3 zile. În situaţia unei propuneri financiare cu preţ neobişnuit de scăzut, mai sunt necesare alte 4 zile pentru solicitarea de justificări şi evaluarea răspunsurilor.
Date fiind cele de mai sus, comisia se află în imposibilitatea respectărilor celor 25 de zile instituite de art. 200 din OUG nr.34/2006, mai ales dacă au fost depuse 16 oferte, cu 3-4 asociaţi, terţi susţinători şi, eventual, subcontractanţi.
Prin excepţie de la această prevedere, dispoziţiile OUG nr. 35/2013 permit extinderea perioadei la 35 de zile (numai la atribuirea contractelor de concesiune de servicii şi lucrări ori a parteneriatelor public-privat?).
O soluţie ar fi prelungirea termenului de evaluare, apelând la prevederile art. 200 alin. (2) din OUG nr. 34/2006.
Decizia aparţinând întregii comisiei, va fi consemnată într-un proces verbal de evaluare. Totodată, se va elabora, în acest sens, o notă justificativă, ce va fi supusă aprobării conducătorului autorităţii contractante.
Prelungirea va fi adusă la cunoștința operatorilor economici implicaţi în termen de maximum două zile de la expirarea termenului prevăzut la alin. (1)- art. 200 alin. (4) din OUG nr. 34/2006 (obligativitate introdusă de OUG nr.77/2012).
Clarificându-se asupra modului în care ofertanţii îndeplinesc toate cerinţele din documentaţia de atribuire, comisia are obligaţia de a întocmi un raport al procedurii de atribuire.
Raportul conţine un istoric al întregii procedurii: de la data publicării în SEAP, până la momentul aplicării criteriului de atribuire sau anulării.
Lecturând raportul, oricine trebuie să înţeleagă modul în care s-a derulat procedura. Documentul va fi analizat, cel puţin, de UCVAP, conducătorul autorităţii contractante, CNSC, autoritatea de management, Autoritatea de Audit (în situaţia finanţării din alte fonduri decât cele proprii ori bugetul naţional). De aceea, evenimentele trebuie expuse cronologic, explicit, pe înţelesul tuturor.
Prin acest articol nu voi reda fiecare componentă a raportului standardizat de Ordinul ANRMAP nr.302/2011, dar voi prezenta acele elemente care, în practică, sunt neglijate.
În primul rând, atrag atenţia asupra faptului că utilizarea raportului standardizat este o obligaţie a comisiei de evaluare. Încă se întocmesc rapoarte ce conţin doar aplicarea criteriului de atribuire şi declararea câştigătorului, fără a se prezenta firul evenimentelor procedurii.
Aplicând ad literam Ordinul 302/2011, comisia nu va uita elemente ce par, la prima impresie, minore.
Nu de puţine ori se uită a se înscrie denumirea şi adresa autorităţii contractante. Raportul, ajungând la diverse instituţii, e dificil a fi identificată autoritatea emitentă.
– În preambul, la cap. Referinţe e necesar a se înscrie toate eratele. Lipsa unei erate va rupe din logica acţiunilor întreprinse. De exemplu, dacă prin erată s-a modificat termenul limită de depunere şi termenul de deschidere ofertelor, se va ridica întrebarea „De ce comisia a deschis ofertele la altă dată faţă de cea din anunţul de participare ?”
Sursa de finanţare e recomandabil a fi detaliată prin înscrierea, unde e cazul, a Programului Operaţional, a axei prioritare şi domeniului major de intervenţie pentru a cunoaşte exact pentru ce proiect a fost iniţiată procedura.
– Ca orice lucrare şi raportul trebuie să dispună de un cuprins. De aceea, Conţinutul raportului (cuprins) trebuie adaptat fiecărei proceduri. Cum ar fi completarea, la pct.2.3, cu Etapa electronică, atunci când s-a parcurs.
– Secţiunea Anexe va fi şi ea întregită cu documentele specifice procedurii, de exemplu Fişe individuale de punctaj, în cazul aplicării criteriului „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”.
– La Capitolul 1/1.1. Legislaţia aplicabilă se vor înscrie actele normative aplicabile procedurii, cum ar fi HG nr. 28/2008.
– La 1.2. Calendarul procedurii de atribuire se vor înscrie toate evenimentele, în ordine cronologică.
A nu se uita contestaţiile formulate şi deciziile CNSC emise până la termenul limită de depunere a ofertelor ori în timpul evaluării, precum şi eratele aferente anunţului/ invitaţiei de participare.
Referitor la şedinţele de evaluare, se vor menţiona şi acele întâlniri în care s-a întrunit comisia, chiar dacă nu s-au finalizat cu un proces verbal.
– Capitolul rezervat Comisiei de evaluare şi experţilor cooptaţi va fi completat cu deciziile prin care au fost înlocuiţii unii membrii ai comisiei şi momentul în care aceştia au început să-şi exercite atribuţiile. Exemplu: „Începând cu data de 14.04.2013, Paraschivescu Florin l-a înlocuit pe Niculean Doru”.
– Spaţiul alocat 1.3 Observatorilor UCVAP/CVAP va cuprinde toate şedinţele la care aceştia au participat, deşi nu s-a întocmit niciun proces-verbal al şedinţei de evaluare.
– Pentru a susţine cele înscrise la cap. 2.1. Solicitări/răspunsuri la clarificări până la termenul-limită de depunere a candidaturilor/ofertelor, e recomandabil a se tipări din SEAP lista tuturor întrebărilor şi răspunsurilor la solicitări.
– Informaţiile aferente 2.2 Şedinţei de deschidere a ofertelor vor viza nu doar numele ofertanţilor, implicit toţi asociaţii ci şi subcontractanţii şi susţinătorii.
La acelaşi capitol, la Elementele principale ale ofertei se vor consemna toţi factorii de evaluare, în cazul aplicării criteriului de atribuire „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”.
– 2.3. Procesul de evaluare va cuprinde calificarea ofertanţilor, evaluarea propunerilor tehnice şi financiare.
Etapa de calificare va recapitula modul în care ofertanţii au făcut sau nu dovada îndeplinirii cerinţelor minime. La finalul calificării, fiecare ofertă va primi verdictul de „Admis” ori „Respins”.
Evaluarea propunerilor tehnice se va concretiza prin menţionarea succintă, dar precisă a modului de îndeplinire a respectivelor cerinţe. Funcţie de respectarea caietului de sarcini sau nu, oferta va fi catalogată cu eticheta „Conformă” ori „Neconformă”.
La subcapitolul Evaluarea propunerilor financiare vor fi notate, în mod obligatoriu, preţurile ofertelor. ANRMAP, prin Ordinul nr. 302/2011, recomandă comisiei de evaluare să fi analizat „propunerile financiare sub aspectul existenţei corecţiilor admise de lege, al încadrării în valoarea estimată a contractului, al preţului aparent neobişnuit de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat, executat sau prestat etc.” Evaluarea se încheie cu declararea ofertelor inacceptabile ori acceptarea celor care răspund cerinţelor financiare.
Dacă procedura a avut o fază finală electronică, se vor înscrie detalii privind parcurgerea acestei etape (numele ofertanţilor ale căror oferte au fost admisibile, precum şi ale ofertanţilor ale căror oferte au fost declarate inacceptabile sau neconforme, perioada de derulare a etapei electronice etc).
– Aplicarea criteriului de atribuire este etapa mult aşteptată de toţi membrii comisiei de evaluare. Ideal ar fi ca toţi operatorii economici participanţi să fi îndeplinit cerinţele de calificare, cele tehnice şi financiare. Existând o concurenţa cât mai mare, se asigură astfel o utilizare cât mai eficientă a fondurilor. Din păcate, sunt destui ofertanţi ce se prezintă nepregătiţi la competiţie. În vederea respectării principiului anterior amintit, comisia de evaluare depune toate diligenţele pentru a avea cât mai multe oferte admisibile: solicită clarificări de la ofertanţi, de la instituţiile abilitate, consultă siteuri oficiale etc. Cu toate acestea, ofertanţii fie nu răspund deloc solicitărilor, fie modifică prin răspunsuri oferta sau transmit răspunsuri neconcludente. În asemenea condiţii, comisia nu poate aplica criteriului de atribuire decât celor declaraţi „admisibili”.
Dacă a fost ales drept criteriul de atribuire „preţul”, în raport se vor prezenta ofertele admisibile în ordinea descrescătoare a punctajului acordat. În baza acestui clasament se va stabili oferta câştigătoare (art. 82 alin.(3) din HG nr.925/2006).
Dacă atribuirea contractului de achiziţie publică se face pe baza criteriului „oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic”, „evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în documentaţia de atribuire” (art. 82 alin.(2) din HG nr.925/2006).
Raportul procedurii fiind „fără observaţii” din partea observatorilor UCVAP/CVAP, documentul se transmite pentru exprimarea opiniei către această instituţie – numai dacă procedura a fost supusă verificării UCVAP.
În maxim 3 zile lucrătoare de la primirea raportului procedurii de atribuire, UCVAP exprimă opinia privind derularea procedurii de atribuire în conformitate cu legislaţia din domeniu (art. 4 alin. (3) lit. b) din OUG nr. 30/2006) şi-l returnează emitentului.
Abia acum raportul va fi supus aprobării conducătorului autorităţii contractante.
Odată aprobat raportul, autoritatea contractantă are obligaţia, în termen de 3 zile lucrătoare de la decizia finală, dar înăuntrul termenului prevăzut la art. 200, de a informa operatorii economici implicaţi în procedura de atribuire asupra hotărârilor luate.
De la acest moment, comisia de evaluare şi-a încheiat misiunea. Dar comunicarea rezultatului, chiar dacă este o atribuţie ce excede prevederile art. 72 din HG nr. 925/2006, nu poate fi realizată fără consultarea membrilor comisiei sau cel puţin a preşedintelui comisiei. În cazul respingerii unei oferte, în informarea ce va fi transmisă operatorului vizat, se vor înscrie motivele excluderii sale din competiţie, deciziile comisiei de evaluare în ceea ce-l priveşte. Astfel, consultarea membrilor comisiei, a preşedintelui este imperativă. Dar, adresa de comunicare a rezultatului va fi semnată de conducătorul autorităţii contractante.
În afara motivelor de respingere ori a dezavantajelor ofertelor necâştigătoare, în comunicare trebuie introdusă „data-limită până la care au dreptul de a depune contestaţie, avându-se în vedere prevederile art. 256^2 alin. (1)”- art.207 alin. (2) lit.d) din OUG nr. 34/2006.
Să nu uităm că o eventuală contestaţie va presupune formularea unui punct de vedere, la emiterea căruia membrii comisiei, sau cel puţin preşedintele comisiei, vor trebui să contribuie.
Toate aceste documente, întocmite la timp de comisia de evaluare, au ca efect o fluidizare a procesului de evaluare, o înţelegere facilă a dosarului achiziţiei de către toţi actorii implicaţii. De asemenea, ordonarea de îndată a actelor emise de comisia de evaluare va permite oricând respectarea art. 215 alin. (1) din OUG nr. 34/2006: punerea la dispoziţia celor interesaţi a dosarul achiziţiei publice, dosar ce are „caracter de document public, în forma în care se află la momentul solicitării accesului la informaţiile din cuprinsul acestuia.”
]]>
